Функції управління персоналом утворюють циклічний процес управління персоналом. Структура управління по своїй суті являє собою форму поділу праці в системі управління персоналом, яка закріплює відповідні управлінські функції за окремими службами і працівниками.
Сукупність всіх функцій і органів управління визначає організаційну структуру системи управління персоналом та виробництвом.
У світовій практиці виділяють три рівня управління персоналом: вищий, середній і лінійний. До вищого рівня відносяться директора компанії, керівники фірми, що розробляють і визначають цілі, завдання, стратегії та довготривалі плани організації, тобто фактично виконують функції планування і організації.
До середнього рівня відносяться менеджери середньої ланки, що відповідають за реалізацію стратегій, розроблених вищим керівництвом, які здійснюють виконання технологій управління персоналом (профорієнтація, набір, відбір і найм персоналу).
До лінійного менеджменту відносяться ті менеджери, які безпосередньо працюють з співробітниками, що виробляють продукти або надають послуги. В зоні відповідальності таких керівників знаходиться напрямок дій персоналу, контроль і загальне керівництво.
Організаційну структуру служби управління персоналом можна представити у вигляді сукупності взаємозалежних підрозділів системи управління персоналом і посадових осіб. Підрозділу — носії функцій управління персоналом — можуть розглядатися в широкому сенсі як служба управління персоналом. Конкретне місце і роль зазначеної служби в загальній системі управління організацією визначаються місцем і роллю кожного спеціалізованого підрозділу з управління персоналом і організаційним статусом його безпосереднього керівника.
При формуванні служби управління персоналом та її структури необхідно враховувати такі фактори, як:
o зовнішня середовище й інфраструктура, в якій діє організація;
o технологія робіт та тип спільної діяльності;
o особливості персоналу і корпоративної культури;
o прототипи і вже існуючі, що показали себе ефективними організаційні структури аналогічних організацій.
Також побудова організаційної структури служби управління персоналом вимагає дотримання основних принципів. До них відносяться гнучкість, спеціалізація, єдність прав і відповідальності, розмежування повноважень, економічність.
Сутність принципу гнучкості полягає у здатності до швидкої перебудови відповідно до змін, що відбуваються в персоналі й на виробництві. Принцип спеціалізації забезпечується закріпленням за кожним підрозділом служби певних функцій управління. Принцип єдності прав і відповідальності полягає в тому, що права й відповідальність підрозділів і працівників повинні перебувати в діалектичній єдності. Розмежування повноважень — забезпечення прийняття рішень по випуску продукції лінійним керівництвом, а підготовку та реалізацію рішень здійснює функціональне керівництво. Принцип економічності характеризує досягнення мінімально необхідних витрат на побудову й зміст організаційної структури керування.
До складу організаційної структури входять певну кількість і види ланок управління на кожному рівні. Цілі такої структури:
o встановлювати зв’язки та підпорядкованість ланок управління;
o визначати цілі і завдання, права та обов’язки кожної ланки;
o визначати найменування і обсяг виконуваних загальних і спеціальних функцій підрозділів;
o характеризувати кадрове забезпечення служби управління персоналом (тобто чисельний та якісний склад персоналу).
В організаційну структуру служби управління персоналом, як і в будь-якій системі, є певні елементи, що знаходяться у взаємодії один з одним. До елементів структури відносяться:
o персонал, який бере участь у здійсненні основних завдань організації;
o засоби і предмети праці, наявні в розпорядженні організації;
o комунікації, встановлюють зв’язки між людьми і продуктами їхньої діяльності.
Основні зв’язки і відносини між елементами структури управління, між персоналом і керівниками служб можуть бути двох типів: вертикальні (зв’язки підпорядкування і керівництва) і горизонтальні (зв’язки відносин і кооперації рівноправних елементів). Вертикальні зв’язки, у свою чергу, можуть бути лінійними і функціональними. Лінійні зв’язки передбачають обов’язкове підпорядкування з усіх питань управління, наприклад директор — начальник цеху — майстер — робітник; функціональні передбачають підпорядкування по певній групі кадрових проблем (наприклад, підбір, навчання, розстановка, оцінка, мотивація та ін). В якості горизонтальних зв’язків виступають однорівневі відносини. Вони характеризують взаємодію елементів системи на одному рівні управління, але відповідають за різні сфери діяльності. Дані підрозділи підпорядковуються в рівній мірі керівникові служби з управління персоналом.
При формуванні служби управління персоналом для оптимізації фінансових і тимчасових витрат має місце наступна послідовність роботи.
По-перше, необхідно провести загальну діагностику ефективності функціональної взаємодії між структурними підрозділами організації і аналіз ділового потенціалу певних категорій працівників, що вимагає виявити слабкі місця, на які будуть спрямовані сили знову створюваної служби управління персоналом.
По-друге, на основі отриманої інформації потрібно зробити порівняльний аналіз реального стану організаційної культури з наявним у керівництва поданням про її рівні, виробити план першочергових і перспективних заходів щодо приведення у відповідність організаційної культури зі стратегічними цілями підприємства.
По-третє, необхідно скоригувати обрану організаційну структуру служби персоналу та виконати деталізацію обсягу фінансових витрат на її створення та забезпечення ефективного функціонування.
По-четверте, слід провести набір додаткового персоналу для служби і навчити спеціально виділених працівників (при необхідності) сучасним технологіям вивчення ділового потенціалу персоналу.
Формування організаційної структури служби управління персоналом проходить декілька етапів (рис. 4.1).
При побудові організаційної структури служби управління персоналом необхідно формувати зв’язки між підрозділами таким чином, щоб отримана функціональна структура була не просто схемою із зазначенням підрозділів та взаємозв’язки між ними, а відображала логіку функціонування організації і відповідала стратегічним цілям організації. На практиці прийнято виділяти декілька видів організаційних структур, що застосовуються до служби управління персоналом.
Елементарна організаційна структура служби управління персоналом представлена найчастіше в малих організаціях. Дана структура є створення дворівневої системи управління — керівник і виконавець. До переваг цієї структури відносять її простоту, гнучкість і можливість швидко приймати рішення. На рис. 4.2 наведена схема елементарної організаційної структури служби управління персоналом.
Рис. 4.1. Етапи формування організаційної структури служби управління персоналом
Рис. 4.2. Приклад побудови елементарної організаційної структури служби управління персоналом
Лінійна організаційна структура служби управління персоналом має найбільш прості форми зв’язку між суб’єктом і об’єктами управління; на чолі кожного підрозділу стоїть керівник, який виконує всі управлінські функції. Кожен співробітник відділу і організації в цілому безпосередньо підпорядковується лише зазначеному керівникові і виконує лише його розпорядження. Приклад побудови даного типу представлений на рис. 4.3.
Рис. 4.3. Приклад побудови лінійної організаційної структури служби управління персоналом
Переваги та недоліки лінійної організаційної структури представлені в табл. 4.1.
Таблиця 4.1. Лінійна організаційна структура
Переваги
Недоліки
o отримання завдань і розпоряджень працівником від свого безпосереднього керівника
o повна відповідальність кожного керівника за результати роботи своїх підлеглих
o забезпечення зверху донизу єдності керівництва персоналом
o керівник повинен володіти багатосторонніми знаннями про всіх керованих об’єктах, що в умовах динамічного розвитку ринку виробництва є важкоздійсненним
Функціональна організаційна структура управління формується там, де з’являється функціональний розподіл праці. Це найбільш часто зустрічається тип організаційної структури управління персоналом. Такий тип структури сприяє підвищенню ефективності управління персоналом за рахунок залучення більш кваліфікованих фахівців-управлінців у конкретній сфері своєї діяльності. Органи управління створюються за окремими функціями. Приклад побудови функціональної організаційної структури служби управління персоналом представлений на рис. 4.4.
Переваги та недоліки даного виду структури представлені в табл. 4.2.
Рис. 4.4. Приклад побудови функціональної організаційної структури служби управління персоналом
Таблиця 4.2. Функціональна організаційна структура
Переваги
Недоліки
o дозволяє досягати результатів за рахунок спеціалізації
o дозволяє вищому керівництву зосередитися на стратегічних питаннях
o гнучкість в умовах ринку
o легко реагує на зміни шляхом створення нових підрозділів
o часто призводить до порушення єдності розпорядництва і зниження відповідальності виконавців за якість та строки виконання роботи, оскільки окремий виконавець може отримувати різні завдання від функціональних служб
Лінійно-штабна, або комбінована (штабна)структура управління являє собою поєднання двох розглянутих вище типів структур (рис. 4.5). При лінійно-функціональному управлінні у лінійного керівника з’являється так званий штаб, що складається з різних функціональних органів, ланок, відділів, груп або окремих фахівців, відповідних конкретної функції управління. При даному типі організаційної структури дотримується принцип єдиноначальності і функціонального поділу праці.
Рис. 4.5. Приклад побудови лінійно-штабної організаційної структури служби управління персоналом
До недоліків даного типу відносяться:
o збільшення чисельності штату по управлінню персоналом, отже, і витрат на його утримання;
o відокремлення апарату управління від виробництва. Для побудови організаційної структури служби
управління персоналом, окрім традиційних типів, можуть бути використані і інші відомі структури управління: матрична, продуктова, процесна, корпоративні, неформальні та ін Так, при використанні неформального типу організаційної структури беруть до уваги не форми поділу праці, а соціально-психологічні чинники особистості працівників, їх здібностей і взаємовідносин між собою в процесі роботи. Неформальні структури управління персоналом підвищують інтерес працівників до результатів своєї праці, створюють додаткові умови для досягнення більш повної задоволеності в праці і тим самим забезпечують більш високу ефективність функціонування як самої системи управління персоналом, так і всієї системи організації виробництва продукції і виконання ринкових послуг.
Найменування підрозділів, що входять до служби управління персоналом залежить від зовнішнього середовища, характеру діяльності організації, се цілей і завдань. Приблизний перелік можливих підрозділів представлений в табл. 4.3.
Таблиця 4.3. Склад служби управління персоналом
Підрозділи
Здійснювана діяльність
Відділ найму і обліку персоналу
Набір, відбір персоналу, оформлення й облік прийому, звільнень, переміщення, інформаційне забезпечення системи кадрового управління
Відділ трудових і соціальних відносин
Аналіз і регулювання конфліктів в організації, управління ними, соціально-психологічна діагностика, аналіз внутрішньофірмових комунікацій, розробка положень колективного договору
Відділ охорони та умов праці
Дотримання вимог психофізіології та ергономіки праці, техніки безпеки, організація харчування, управління житлово-побутовим обслуговуванням, розвиток культури і фізичного виховання, розробка медичних програм
Відділ навчання та розвитку персоналу
Підготовка, перепідготовка та підвищення кваліфікації, планування кар’єри, адаптація співробітників
Відділ стимулювання і оплати праці
Нормування праці, розробка системи тарифних угод і сіток, систем оплати праці, використання засобів морального заохочення, управління трудовою мотивацією
і маркетингу персоналу
Розробка стратегії управління, аналіз кадрового потенціалу, прогнозування потреби в персоналі, оцінка персоналу
Источник: studme.com.ua
