Для того чтобы сформировать эффективную и «работающую» кадровую политику, необходимо создать систему мониторинга, что требует выявления сущности его понятия и разработки его концепции и модели. Мониторинг персонала является составной частью управленческого мониторинга, основное содержание которого дается в монографии Э.Н. Рычихиной. При этом он выступает не менее важной составляющей, чем, например, финансовый, экономический или конкурентный разновидности мониторинга, которые осуществляются в организации. Поэтому следует дать определение управленческому мониторингу, как процессу систематического отслеживания и сбора данных об объекте управленческой деятельности как системе и внешних факторов, влияющих на него, обработка полученных результатов, их сохранение, использование и распространение с целью эффективного воздействия субъекта управления на управляемый объект. Данные мониторинга служат основанием для принятий управленческих решений, реализации общих функций управления. Важной характеристикой мониторинга служит его непрерывность (протяженность во времени), наличие стабильных индикаторов, охватывающих все составляющие системы управления [15, c. 7].
Основной целью мониторинга является создание необходимой информационной базы для руководства предприятия. Мониторинг должен стать одним из инструментов, способствующих работе развивающихся организаций. Системно организованный мониторинг персонала включает в себя и социологические, и психологические показатели персонала, его качественные и количественные характеристики.
Мониторинг выполняет разнообразные задачи, основные из них заключаются в следующем:
формирование основы для разносторонней оценки существующего потенциала персонала;
создание данных для целостного видения всей системы организации;
выявление имеющихся резервов для развития предприятия за счет развития персонала;
создание базы для написания истории развития предприятия;
формирование системы мотивации на предприятии;
совершенствование информационной базы для анализа деятельности всего предприятия;
определение тенденций развития персонала, направлений его подготовки и переподготовки;
формирование базы данных для прогнозирования и разработки стратегии развития предприятия;
совершенствование системы управления.
При организации системы мониторинга нужно придерживаться таких принципов как [4, c. 406]:
системность (охвата всех факторов, характеризующих персонал предприятия и рынка труда региона);
необходимость понимания цели деятельности всеми участниками процесса сбора мониторинговых данных;
научность (мониторинг должен быть организован на основе современных научных достижений, с учетом объективных законов и закономерностей, научно апробированных методов исследования);
мотивация (необходимость понимания всеми участниками цели деятельности в процессе сбора мониторинговых данных);
ответственность (каждый должен отвечать за качество собранных им мониторинговых данных и предоставлять их в необходимые сроки);
принцип распространения данных мониторинговых исследований и обратной связи (ознакомление с итогами мониторинговой деятельности на различных уровнях предприятия, применение данных мониторинга персонала при обосновании принятых управленческих решений, получение информации о результатах воздействия данных мониторинга на все стороны жизнедеятельности предприятия);
развитие (организация постоянной работы над совершенствованием системы мониторинга, которая должна проходить эволюционно, так как революционные ее изменения приведут к потери накопленных за предыдущие периоды данных);
демократизм и делегирование полномочий (привлечение к выработке управленческих решений на основе мониторинговых данных сотрудников предприятия в соответствии с их уровнем компетенции и заинтересованности);
иерархичность (подход к созданию и развитию системы мониторинга на всех уровнях системы управления предприятием);
единоначалие (подчинение деятельности по сбору мониторинговых данных руководителю предприятия и отчетность перед ним, определение руководителем процедуры (плана) мониторинговых мероприятий для поддержания целостности системы мониторинга).
Организация проведения мониторинга предполагает выявление следующих аспектов [9, c. 218]: определить объекты мониторинга, выявить условия для сбора данных, при их отсутствии создать инструментарий для проведения исследований (если нет готовых разработанных методик) или переработать существующие применительно к своим условиях и проблемам, определить стабильные показатели, по которым будут проводиться мониторинговые отслеживания, при необходимости принять решения о выборке.
Важной составляющей концептуального подхода к системе мониторинга является формирование некоторых требований при его построении [16]:
мониторинг должен отражать все основные процессы, связанные с деятельностью персонала;
мониторинг должен осуществляться на всех уровнях;
должен способствовать координации действий всех элементов системы;
на основе данных мониторинга должна осуществляться конкретная работа и при необходимости оказываться помощь;
мониторинг должен содержать информацию для выполнения основных функций руководства: прогнозированию, планированию, контролю, мотивации, организации и координации, результатом которых становится принятие управленческих решений;
мониторинг включает в себя показатели развития не только внутренней, но и внешней среды.
В ходе мониторинга проводится оценочная характеристика изучаемых явлений. При этом необходимо учитывать определенные требования к мониторинговым показателям, выполнение которых позволит получить максимально объективные данные о системе. Требования к мониторинговым показателям аналогичны требованиям к качеству любой информации, они выделены Р.А. Фатхутдиновым:
возможность многократного использования;
высокая скорость сбора, обработки и передачи;
актуальность [14, c. 137].
Качество полученной мониторинговой информации является важным фактором, которому необходимо уделять значительное внимание, поэтому к перечисленным требованиям необходимы такие как:
максимально допустимое упрощение показателей;
Создание системы мониторинга представляет собой сложный процесс и включает в себя несколько последовательных этапов. На первом этапе определяется объект (основные составляющие внутренней и внешней среды системы управления персоналом, системообразующие связи, позволяющие существовать предприятию как целостной открытой системе) и предмет (качественные и количественные характеристики персонала).
На следующем этапе формирования мониторинга определяются показатели и индикаторы, которые необходимы организации. Для этого нужно сформировать принципиальную модель системы мониторинга персонала (рис.1).
Как уже говорилось, система мониторинга должна включать в себя показатели и индикаторы внутренней и внешней среды. Показатели внутренней среды были разделены на два составных компонента. Один из них включает разнообразные характеристики персонала, второй — связанные с персоналом показатели работы организации и ее системы управления. Первая группа в характеристике персонала включает в себя показатели и индикаторы учетных данных о состояния персонала, среди которых сведения о возрасте, стаже, образовании, здоровье, семейном положении и т.п. Обычно эти данные собираются в кадровой службе организации и вместе с показателями второй группы служат основой кадрового планирования.
Рисунок 1 — Модель системы мониторинга персонала
Источник: Рычихина Э.Н. Мониторинг как общая функция управления. Монография / Э.Н. Рычихина. — Ухта: УГТУ, 2007. — 168 с.
Во вторую группу показателей и индикаторов в этом разделе входят результаты профессиональной деятельности и профессиональной компетентности в рамках должностных инструкций, а также сведения результатах оценки и аттестации персонала, повышении квалификации, карьерном росте и т.д. В данной же группе целесообразно отслеживать процесс адаптации вновь принятых сотрудников или переведенных на новую должность. В третьей отражаются отдельные данные о психологических особенностях работников, связанные с выполнением профессиональных обязанностей, включающие информацию о саморазвитии, стремлении к обучению, настроение, отношение к сложившейся организационной культуре, конфликтность и т.п.
Системный подход, на основе которого должна строиться система мониторинга, предполагает учет не только показателей внутренней и внешней среды, но и параметры входа и выхода. Поэтому при анализе необходимо учитывать данные о рынке труда региона, вести учет выбывших сотрудников, их трудоустройство, а также тех лиц, которые находятся на пенсии. К показателям внешней среды относятся данные, связанные с составом работников предприятий-конкурентов. Особое внимание должно уделяться анализу и отслеживанию состояния профессионального образования всех уровней.
В ходе мониторинговых наблюдений проводится оценочная характеристика изучаемых явлений. Полученная информация должна постоянно обрабатываться и представляться руководителю в виде информационного сообщения, аналитической справки, таблиц или графиков, т.е. обзора отслеживаемой информации с представлением наглядного материала [12, c. 264].
При наличии информации, которая не используется руководством, необходимо выявить причины этого. Важно регулярно определять долю используемой информации, анализировать ее и проводить корректировку состава отслеживаемых показателей.
Завершается формирование концепции мониторинга фиксацией конкретных показателей, которые заносятся в таблицу, которая является документом, утвержденным руководителем предприятия и служит основой для проведения мониторинга (Приложение А).
При формировании системы мониторинга персонала необходимо определиться не только с названием тех или иных показателей, но и по каждому из них решить вопрос о необходимости выборки, ее тип и способы. Затем определяются методы сбора информации. При проведении опросов или тестирования, например, требуется создание своего или поиск уже имеющегося инструментария. Важным фактором формирования системы мониторинга персонала в организации является проблема периодичности его проведения. Естественно, чем чаще он проводится, тем лучше. Но все равно не все данные можно и нужно собирать ежедневно или ежемесячно. Периодичность сбора зависит от характеристики тех параметров, которые отслеживаются в процессе осуществления мониторинга. За основу определения периодичности целесообразно взять хозяйственный год. Итоги подводятся по пятилетнему циклу [16].
Так как разные показатели требуют разных подходов к определению сроков, то в отдельной графе указывают частоту сбора показателей (ежемесячно, ежеквартально, раз в год). Ежемесячная информация носит оперативный характер и включает, например, показатели, связанные с прогулами или другими нарушениями трудовой дисциплины, повышением разрядов или прохождение обучения и т.д. Информация тактического характера собирается ежеквартально, и включает такие данные, как, например, качественный состав кадров. Раз в год отслеживаются стратегические показатели, к которым можно отнести эффективность реализации планов развития персонала, результаты оценки персонала, текучесть кадров, абсентеизм и т.д. В таблице также определяется форма представления обработанной информации, наиболее подходящей для соответствующих показателей.
Система сбора мониторинговой информации будет эффективно работать тогда, когда за сбор и фиксацию результатов отвечает конкретный сотрудник, в функции которого должны входить не только вопросы контроля своевременного и правильного представления информации, а также обработка и распространение ее по определенным коммуникационным каналам. В большинстве организаций вопросы построения и поддержания коммуникаций обычно не рассматриваются.
Необходимо определить уровень распространения информации:
- — высший уровень руководства,
- — средний уровень менеджмента (руководители отделов, подразделений),
- — распространение между отделами,
- — внутри конкретного отдела,
- — для сотрудников всего предприятия [11, c. 147].
Данная система также подразумевает решение проблемы каналов распространения полученной мониторинговой информации по персоналу, то есть, как она будет доводиться до сведения ее получателей: в виде письменной справки, сообщения на собрании, при помощи доски объявлений и т.д.
Результаты мониторинговых данных могут стать основой не только принятия конкретных управленческих решений, например, при составлении прогнозов развития персоналом, но и служить источником формирования кадровой политики.
Для работы мониторинга и для его проведения должны быть созданы следующие условия:
финансовые, включающие в себя определение тех средств, которые необходимо затратить для осуществления мониторинга;
кадровые, то есть осуществить подготовку лиц, проводящих мониторинг, и тех, кто должен использовать его данные для принятия управленческих решений;
организационные, определяющие структуры, состав и функции лиц и подразделений, отвечающих за сбор данных мониторинга;
технические, которые включают необходимое оборудование для проведения мониторинга, в том числе и современные компьютерные программы;
информационные, то есть должна быть сформулирована система для сбора и обработки внутренней и внешней информации [15, c. 25].
Таким образом, мониторинг — это непрерывное наблюдение за каким-либо процессом с целью выявления его соответствия желаемому результату или исходному положению организации. Мониторинг является важной основой для реализации управленческих функций. Наличие полной и качественной мониторинговой информации позволит значительно улучшить качество управленческого анализа, будет способствовать совершенствованию управления и достижению максимальной его эффективности. Результативность такого мониторинга возрастает при системном подходе к его организации и проведению.
Источник: studwood.ru
