Уважаемый посетитель, если вы видите это сообщение, то значит приложение по блокировке рекламы в вашем браузере сработало и вы не сможете посетить наш сайт.
На нашем сайте НЕТ никакой рекламы, пожалуйста, отключите ваш блокировщик, чтобы наш сайт корректно отобразился.
Спасибо!
Размещение наружной рекламы: документооборот без претензий
Какими документами оформляется размещение наружной рекламы? На что обратить внимание, заключая договор с рекламным агентством? Как доказать расходы на рекламу, если того требует налоговая инспекция? Статья будет полезна как рекламодателям, так и недавно открывшимся рекламным агентствам, желающим наладить правильную схему документооборота.
Итак, любая рекламная кампания начинается с планирования. Планирование наружной рекламы мало чем отличается от других аналогичных процессов. Компания должна определиться с видом рекламных носителей, определить примерный бюджет и, возможно, составить смету расходов. Бюджет должен утвердить руководитель предприятия.
Предположим, что предприятие доверило размещение наружной рекламы специализированной компании — рекламному агентству. Как правильно оформляются такие правоотношения?
Перечень обязательных документов
- Договор оказания услуг или агентский договор. Из самого договора и приложений к нему должно быть
понятно, какие услуги оказывает рекламное агентство, какая реклама должна быть размещена, когда, где и в каком объёме, какова стоимость услуг. К договору часто прилагают техническое задание (например, при заказе рекламного видеоролика). Если предприятие заказывает у агентства буклеты, катал оги и другую продукцию, то необходимо заключить договор на изготовление рекламной продукции. - Акт сдачи-приёмки услуг. Если рекламное агентство выполнило свои обязательства по договору, сдача работ оформляется актом. Он должен содержать в себе следующую информацию: перечень оказанных у
слуг, название рекламируемой продукции, срок рекламной кампании с привязкой к конкретным датам, места размещения рекламы и, конечно же, стоимость услуг. Упростить формирование подобных документов в рекламном агентстве призвана автоматизированная система учёта рекламных поверхностей. - Первичные документы, счета-фактуры, платёжки. Их нужно оформлять в обязательном порядке, поскольку именно они являются подтверждением рекламных расходов и их сумм. Оформляются бухгалтерскими отделами обеих компаний.
- Отчёт о результатах рекламной кампании. Во-первых, было бы хорошо зафиксировать результаты рекламной кампании. Вырос ли объём продаж и прибыли? Увеличилось ли количество звонков покупателей? Выросла ли посещаемость на сайте и т. д. (в зависимости от того, что являлось целью). Во-вторых, рекламное агентство должно отчитаться перед клиентом по каждой сумме расходов, а значит необходимо приложить соответствующие оправдательные документы. Обычно их прикладывают к акту приёмки-сдачи услуг.
Это основной пакет документов, которые рекламное агентство должно предоставить клиенту в ходе сотрудничества. Однако данный перечень не исчерпывающий. Иногда требуется доказать, что заказывался какой-то определённый вид рекламы и никакой другой.
Документы, подтверждающие вид рекламы и понесённые расходы
- Реклама на ТВ и радио: видео- или аудиоролик на диске, эфирная справка телерадиокомпании с указанием даты и длительности ролика.
- Наружная реклама: разрешение на установку рекламной конструкции, передаточный акт (если конструкция арендована) или акт ввода в эксплуатацию, фотоотчёт.
- Реклама в СМИ: экземпляр издания с рекламой продукции компании.
- Реклама в интернете: распечатка интернет-страниц с рекламными объявлениями, обзорами.
- Выставки: документ регистрации компании, как участника выставки, каталог выставочной продукции, отчёты сотрудников, фотоотчёт.
- Реклама на транспорте: разрешительная документация, фотоотчёт.
- Раздача листовок, образцов продукции: приказ руководителя о раздаче материалов, акт о списаниии продукции в рекламных целях, фотоотчёт.
Во многих случаях можно создавать и видеоотчёты. При необходимости фото- и видеоматериалы помогут убедить налоговиков, что средства израходованы именно на рекламу.
Срок хранения документов
Часто задаваемый вопрос: сколько хранить документы по рекламным кампаниям? Все первичные документы нужно храни ть не менее пяти лет, тогда как договоры и образцы рекламных материалов — не менее года с даты окончания действия контрактов. Однако поскольку и их могут затребовать налоговики, специалисты советуют хранить все документы не менее, чем четыре года. Оформляйте размещение наружной рекламы правильно, и даже самый дотошный контроллёр не сможет ни к чему придраться !
Источник: www.1c-reklama.ru
