В документационном обмене ООО «Лолита» в соответствии с организационной структурой задействовано 4 подразделения. Согласно своим функциям, каждый отдел разрабатывает соответствующие документы, которые передает в другие отделы, а также внешним организациям и предприятиям.
В ООО «Лолита» отсутствует специальное подразделение, занимающееся документационным обеспечением управления. Из работающих в настоящее время в организации 56 человек — только один секретарь и менеджер по персоналу, которые выполняют функции, связанные с документационным обеспечением, оба имеют незаконченное высшее образование и формально подчиняются директору.
Офис-менеджер ведет общее документационное обслуживание предприятия, то есть выполняет функцию канцелярии: осуществляет регистрацию всех документов, что в итоге дает централизованную регистрацию всей входящей и исходящей корреспонденции и организационно-распорядительных документов. Также офис-менеджер контролирует сроки исполнения документов и снятие с контроля, организует работу по формированию и хранению дел, ведение номенклатуры дел, как в бумажном виде, так и в электронном. В своей работе, он пользуется только программным обеспечением Office 2007 и сканером, что упрощает его работу, но не помогает достаточно рационально использовать свой труд.
В его обязанности входит:
— бездокументное обслуживание всего предприятия (участие в подготовке мероприятий руководства и других сотрудников предприятия, обеспечение телефонных переговоров сотрудников);
— подготовка факсов и их отправка;
— регистрация входящей и исходящей корреспонденции;
— отправка исходящей корреспонденции;
— распечатка и размножение материалов, создаваемых на предприятии;
— организация приема посетителей.
Менеджер по персоналу занимается оформлением документов кадровому делопроизводству.
Сотрудники фирмы часто сами занимаются оформлением документов, что приводит к потере их профессионального времени, а также к нарушениям в оформлении самой документации. То есть специальные знания секретаря и менеджера по персоналу в области составления и оформления документов используются очень мало, что отрицательно влияет на состояние системы документационного обеспечения управления.
В ООО «Лолита» ведется регистрация входящей корреспонденции, а также входящих и исходящих факсов, а также учет и контроль исполнения документов.
Маршруты работы с входящими и исходящими документопотоками в ООО «Лолита» представлены в таблице 8.
Таблица 8 Маршруты работы с входящими и исходящими документопотоками
Электронная работа с входящей документацией
Электронная работа с исходящей документацией
1. Получение документа
1. Создание проекта документа
2. Экспедиционная обработка
2. Проверка секретарем или менеджером по персоналу
3. Рассмотрение документа
3. Согласование (визирование при необходимости)
5. Передача адресату (конкретное подразделение)
6. Рассмотрение руководителем подразделения
4. Подписание руководителем документа
7. Назначение и передача исполнителю
5. Регистрация документа
8. Исполнение документа
9. Контроль за исполнением
6. Направление документа в дело
10. Направление документа в дело
После ввода электронного образа документа путем сканирования в документную систему бумажный подлинник остается на оперативном хранении (в текущем архиве) в подразделении, к которому прикреплен данный документ, и помещается в дело согласно номенклатуре дел.
В соответствии с установленными категориями документов, электронные образы которых вводятся в систему документооборота ООО «Лолита», дальнейшая работа ведется с электронными файлами этих документов. В базу данных вносится информация о прохождении и исполнении документов.
Модель внешнего документооборота ООО «Лолита» представлена на рисунке 10.
Рис. 10. Модель внешнего документооборота ООО «Лолита»
После получения документа секретарь производит экспедиционную обработку, рассматривает документ на предмет адресата, регистрирует в системе. Регистрация нового документа производится на основе существующего с заполнением регистрационной учетной карточки на бумажном носителе.
Немного иначе состоит процесс работы с исходящей документацией. Первым этапом можно считать инициирование проекта исходящего документа, который осуществляется путем выдачи задания исполнительным директором, руководителем подразделения или вызвано необходимостью в ответе на полученный документ самим адресатом. Далее производится согласование проекта документа с заинтересованными подразделениями внутри организации. Все необходимые замечания по данной разработке прикрепляются к отдельному файлу, отправляются вместе с копией электронного файла проекта документа на подпись. Зарегистрированный документ, в зависимости от адресата, распечатывается и передается в бумажном виде посредством различных средств коммуникации (почта, электронная почта, факс).
Схематически работу с исходящей и входящей документацией на примере письма в ООО «Лолита» можно изобразить, как представлено на рисунке 11.
Рис. 11. Маршрут движения письма
Работа с внутренней документацией в ООО «Лолита» состоит из следующих этапов:
1. Получение указания на разработку
2. Подготовка проекта документа
3. Согласование (визирование)
4. Передача адресату
5. Отметка о доставке
6. Выдача (оформление) резолюций
7. Постановка на контроль
8. Отчет об исполнении
9. Помещение документа в дело, текущее и архивное хранение
Исследование движения внутренней документации в ООО «Лолита» показало, что важный этап «Регистрация в подразделении» в схеме движения документов отсутствует, что приводит к потере документов на бумажных носителях и увеличивает срок прохождения документов по маршруту.
Работа с внутренней документацией производится в ООО «Лолита» как в электронном виде и с электронными файлами документов, так и на бумажных носителях, и начинается с момента получения указания на разработку документа или в случае возникновения необходимости в ответе на полученную корреспонденцию.
В ООО «Лолита» составление и оформление документации производится децентрализовано. Для изготовления документов используется IBM-совместимые персональные компьютеры, лазерные и струйные принтеры Hewlett-Packard LaserJet и DeskJet, настольные сканеры Hewlett-Packard ScanJet.
Для написания писем используется бланк для писем, который составлен с нарушением ГОСТа 6.30.97 УСД.
Можно отметить неправильное расположение реквизитов на бланке, наличие лишней информации (о профиле деятельности), а также отсутствие таких реквизитов как «Номер счета в банке», «Дата документа», «Регистрационный номер документа», «Ссылка на регистрационный номер и дату документа», «Код формы документа», «Код организации».
Документооборот представлен в таблице 9.
Таблица 9 Документооборот ООО «Лолита» по данным 2009 года
Источник: studbooks.net
