Организационное проектирование — процесс разработки проектов организации производственных систем и систем управления. Организационное проектирование позволяет формировать системы с заранее заданными характеристиками, содержащимися в проектной документации .
Целью организационного проектирования является придание процессу создания новых систем или развитию действующих целенаправленности, научной обоснованности.
При комплексном проектировании предполагается использовать системный функционально-целевой подход, который предусматривает решение организационных вопросов одновременно для производственной системы и системы управления проектируемой организации, для каждой составляющей их подсистемы и элемента.
Проектирование системы управления персоналом нельзя отделить от проектирования системы управления организацией, т.к. первая включает не только функциональные подразделения, занимающиеся работой с персоналом, но и всех линейных руководителей — от директора до бригадира, а также руководителей функциональных подразделений, выполняющих функции научно-технического, производственного, экономического руководства, руководства внешними хозяйственными связями.
Проектируются все подсистемы:
1) подсистема линейного руководства;
2) все функциональные и целевые подсистемы;
3) подсистемы обеспечения управления
Факторы проектирования организации — параметры внешней и внутренней среды, которые необходимо учитывать при создании проекта организационной структуры.
Выделяют 4 группы факторов.
1. Внешняя среда, т.е. все то, что окружает организацию: сложность и динамизм среды.
2. Технология работы в организации:
1) неопределенность в сроках начала работы;
2) неопределенность в способе выполнения работы.
3. Стратегический выбор руководства организации в отношении ее целей: идеология управления; типы потребителей;
типы рынков сбыта и территориальное размещение производства.
4. Поведение работников: потребности; квалификация; мотивированность.
Процесс разработки и внедрения проекта системы управления организации состоит из 4 основных стадий
Диагностический этап предназначен для комплексного изучения сложившихся условий и стратегии развития компании, выработки целей и задач изменений, а также для подготовки технического задания на организационное проектирование будущей системы. Он включает пять стадий:
— определение целей и задач общего проекта;
— исследование текущей ситуации и стратегии компании;
— анализ и систематизация полученных данных;
— подготовка основных выводов и концепции улучшений;
— формирование задания на организационное проектирование.
Другая важная сторона диагностического этапа — формулирование предложений по развитию исследованной ситуации. В разработку предложений нужно вовлечь как можно больше представителей функциональных направлений, прежде всего высших и линейных руководителей.
Перед подготовкой технического задания на организационное проектирование важно согласовать выводы и предложения с руководством фирмы. Часто в крупных компаниях в принятии окончательного решения участвуют корпоративные органы управления (совет директоров и его профильные комитеты, например комитет по вознаграждениям, комитет по корпоративному управлению и назначениям). Требуется создание специальных форм вынесения вопроса на рассмотрение и официальное оформление решений с помощью внутрикорпоративных регламентов.
Второй этап — этап проектирования системы. Его целью является разработка рабочего проекта системы управления, анализ эффективности предложений и определение механизма внедрения. Прикладной целью проекта является подготовка комплекта необходимой документации (форм, регламентов, инструкций).
Этап проектирования включает пять стадий:
формализация и регламентация процедуры разработки проекта; создание рабочего проекта; анализ эффективности проекта; подготовка сопроводительной документации; экспертиза и утверждение рабочего проекта.
Ключевой стадией проектирования является разработка рабочего проекта системы управления. Рабочий проект разрабатывается на основе технического задания, подготовленного на предыдущем этапе. Он включает основные параметры будущей системы управления, а также полный набор рабочей документации.
При расчете экономической целесообразности проекта могут быть использованы различные методы, например ФСА или метод прямых аналогий. Используют различные методы проведения экспертизы проектов (индексный, балансовый, графический).
Этап внедрения. Сводится к подготовке бизнес-плана организационных преобразований, формированию и обучению команды, а также к организации внедрения проекта. Этап подразделяется на пять стадий: подготовка и утверждение бизнес-плана организационных преобразований; материально-техническая подготовка к внедрению; создание проектной мотивации; формирование и обучение команды; коммуникация предполагаемых изменений.
Одним из ключевых факторов успеха внедрения является личное участие высшего руководства в коммуникации важности проекта для всей организации. Другой фактор успеха — система контроллинга эффективности внедрения, которая начинает разрабатываться уже на стадии формирования рабочего проекта и подготовки бизнес-плана, но начинает работать при внедрении не сразу.
Анализ эффективности предназначен для измерения пользы от внедрения системы управления. Данный этап включает четыре стадии: выбор системы измерений; формирование показателей и целевых значений; построение регулярного контроля показателей; создание механизма постоянных улучшений работы системы.
Источник: poisk-ru.ru
