Нормативно-методическое обеспечение системы управления персоналом — это совокупность документов организационного, организационно-методического, организационно-распорядительного, технического, нормативно-технического, технико-экономического и экономического характера, а также нормативно-справочные материалы, устанавливающие нормы, правила, требования, характеристики, методы и другие данные, используемые при решении задач организации труда и управления персоналом и утвержденные в установленном порядке компетентным соответствующим органом или руководством организации.
Нормативно-методическое обеспечение создает условия для эффективного процесса подготовки, принятия и реализации решений по вопросам управления персоналом. Оно состоит в организации разработки и применения методических документов, а также ведении нормативного хозяйства в системе управления персоналом.
Группировка нормативно-методических материалов, характеристика их содержания, примеры норм, нормативов, документов и наименования некоторых документов представлены в табл. 3.6.
Ответственность за обеспечение системы управления персоналом нормативно-методическими документами несут соответствующие подразделения аппарата управления организации (отдел стандартизации, отдел организации управления, юридический отдел).
На основе типовых документов с учетом особенностей организации работники службы управления персоналом разрабатывают документы для внутреннего пользования. Так, важным организационно-распорядительным документом являются правила внутреннего трудового распорядка, которые регулируют трудовой распорядок в организации. В соответствии с Трудовым кодексом РФ трудящийся обязан выполнять возложенную на него работу с подчинением внутреннему трудовому распорядку. Правила принимаются в следующем порядке. Администрация разрабатывает проект правил и выносит их на обсуждение общего собрания (конференции), которое и утверждает их согласно Трудовому кодексу РФ.
Типовая структура правил внутреннего трудового распорядка содержит следующие разделы:
1. Общие положения
1.1. Право на труд. Определение дисциплины
1.3. Использование правил
1.4. Применение правил
2. Порядок приема я увольнения рабочих и служащих
2.2. Обязанности администрации при приеме
2.3. Трудовые книжки
2.4. Прекращение трудового договора
3. Основные обязанности рабочих и служащих
3.1. Работать честно, соблюдать дисциплину
Таблица 3.6. Нормативно-методические документы системы управления персоналом
Группы нормативно-методических документов
Примеры норм, нормативов и документов
Включают нормы и нормативы, необходимые при решении задач организации и планирования труда в сфере материальною производства и управления
1) Первичные операционные нормы времени и расценки; нормы времени на выполнение управленческих процедур
2) Производные нормы и нормативы, полученные на основе первичных (сводные нормы трудовых затрат на изготовление продукции)
Технологическая карта управленческих процедур
Программа выпуска деталей
3) Нормы, установленные вышестоящими организациями или в централизованном порядке (нормы налогообложения фонда оплаты труда; размер подоходного налога с физических лиц)
Инструкция Федеральной налоговой службы РФ по применению Закона РФ «О подоходном налоге с физических лиц»
Документы организационного. организационно-распорядительного и организационно-методического характера
Регламентируют задачи, функции, права, обязанности подразделений и отдельных работников системы управления персоналом; содержат методы и правила выполнения работ по управлению персоналом
1) Законодательные акты по вопросам труда и кадров
Гражданский кодекс РФ
Трудовой кодекс РФ. Закон «О занятости населения в Российской Федерации»
2) Указы Президента РФ. постановления и распоряжения Правительства РФ по вопросам трупа, оплаты труда, охраны труда, занятости и т.п.
Указ Президента РФ «О привлечении и использовании в Российской Федерации иностранной рабочей силы»
Постановление Правительства РФ «О мерах по социальной защите инвалидов»
3) Руководящие документы (положения, инструкции, методоюские указания, правила) и другие документы государственных органов
Постановление Минтруда РФ «Об утверждена тарифно-квалификационных характеристик по общеотраслевым должностям служащих»
Общеотраслевые методические указания «Нормативный метод планирования численности служащих предприятий и организаций отраслей материального производства»
4) Приказы, положения, инструкции; методические указаний, правила и другие документы министерства, Федеральной службы или агентства, если им подчиняется организация
Инструкция Министерства экономического развития и торговли РФ об улучшении условий труда работников, занятых на тяжелых и вредных работах
5) Приказы, положения, правила и другие документы, издаваемые руководителем организации или соответствующими подразделениями по вопросам труда, численности, оплаты трупа и т.п.
Правила внутреннего трудового распорядка
Положение о подразделении
Документы технического, технико-экономического и экономического характера
Содержат правила, нормы, требования, регламентирующие стандарты всех категорий и видов
Нормы планировки помещения и рабсних мест
ТУ на продукцию
Часовая тарифная ставка
Коэффициенты отчислений в фонд социального страхования, медицинского страхования
Коэффициент доплаты за сверхурочные работы
Нормативы организации труда руководителей инженерных подразделений
Временные санитарные нормы и правила работников ВЦ
Смета затрат на производство
Отчет о численности работников организации
Система стандартов по технике безопасности
Типовые нормы времени на разработку конструкторской документации
Рекомендации МОТ о продолжительности рабочего времени и периодах отдыха на дорожном транспорте
3.2. Повышать производительность
3.3. Улучшать качество работы
3.4. Соблюдать требования по охране труда
3.5. Устранять причины, мешающие работе
3.6. Содержать рабочее место в чистоте
3.7. Беречь имущество
3.8. Вести себя достойно
4. Основные обязанности администрации
4.1. Правильно организовать труд
4.2. Создавать условия для роста производительности труда
4.3. Развивать формы стимулирования труда
4.4. Планировать труд и обеспечивать выполнение поставленных задач
4.5. Совершенствовать организацию оплаты труда
4.6. Обеспечивать дисциплину
4.7. Соблюдать законодательство
4.8. Осуществлять профилактику травматизма
4.9. Контролировать знание работниками инструкций по охране труда
4.10. Развивать соревнование
4.11. Внедрять изобретения
4.12. Обеспечивать повышение квалификации
4.13. Создавать условия трудовому коллективу для его работы
4.14. Внимательно относиться к нуждам работников
5. Рабочее время и его использование
5.1. Начало и окончание работы, перерывы для отдыха и питания
5.2. Учет рабочего времени
5.3. Сверхурочные работы
5.4. Запрещенная деятельность в рабочее время
6. Поощрения за успехи в работе
6.1. Вилы поощрений
6.2. Процедура применения мер поощрения
6.3. Поощрения за особые заслуги
6.4. Меры поощрения, применяемые трудовым коллективом
7. Ответственность за нарушения трудовой дисциплины
7.1. Определение нарушения
7.2. Виды взысканий
7.3. Взыскание за прогул
7.4. Процедура применения взыскания
7.5. Дисциплинарная власть трудового коллектива
Организации целесообразно совершенствовать трудовой распорядок, рассматривая правила внутреннего трудового распорядка как важнейший нормативный акт — инструмент совершенствования организации труда. В них целесообразно включить следующие разделы: об оплате труда, о коммерческой тайне, о страховании, об охране труда.
Важнейшим организационным документом является коллективный договор, разрабатываемый при непосредственном участии подразделений службы управления персоналом (отдела кадров, отдела организации труда и зарплаты, юридического отдела). Коллективный договор — это соглашение, заключаемое трудовым коллективом с администрацией по урегулированию их взаимоотношений в процессе производственно-хозяйственной деятельности на срок от одного до трех лет.
Порядок и условия заключения коллективного договора определяются Законом РФ «О коллективных договорах и соглашениях» от 11.03.92 № 2490-1 в редакции Федерального закона от 24.12.95 № 176-ФЗ. В соответствии с Законом представителями работников являются органы профессиональных союзов и их объединений. Работодателей представляют руководители организации или иные лица, уполномоченные в соответствии с уставом организации.
Инициатором переговоров по разработке, заключению и изменению коллективного договора вправе выступать любая из сторон. Для ведения коллективных переговоров и разработки проекта договора стороны на равноправной основе создают полномочную комиссию, состав которой, сроки, место проведения и повестка дня переговоров устанавливаются сторонами. Проект коллективного договора должен быть обсужден работниками в подразделениях организации и доработан с учетом поступивших замечаний и предложений. Доработанный единый проект договора утверждается общим собранием (конференцией) работников организации и подписывается представителем работников и работодателем.
В коллективный договор могут включаться взаимные обязательства работодателя и работников по следующим вопросам:
— форма, система и размер оплаты труда, денежные вознаграждения, пособия, компенсации, доплаты;
— механизм регулирования оплаты труда исходя из роста цен, уровня инфляции, выполнения показателей, определенных договором;
— занятость, переобучение, условия высвобождения работников;
— определение рабочего времени и времени отдыха;
— улучшение условий и охраны труда работников, в том числе женщин и молодежи (подростков);
— добровольное и обязательное медицинское и социальное страхование;
— соблюдение интересов работников при приватизации предприятия, ведомственного жилья;
— экономическая безопасность и охрана здоровья работников на производстве;
— льготы для работников, совмещающих работу с обучением:
— контроль за выполнением коллективного договора, порядок внесения в него изменений и дополнений, ответственность сторон, социальное партнерство, обеспечение нормальных условий функционирования представителей работников;
— отказ от забастовок по условиям, включенным в договор, при своевременном и полном их выполнении.
Условия коллективного договора, заключенного в соответствии с законодательством, являются обязательными для работодателя. Если условия договора ухудшают по сравнению с законодательством положение работников, то они недействительны.
К документам организационно-методического и методического характера относятся те, которые регламентируют выполнение функций по управлению персоналом. Сюда входят: положение по формированию кадрового резерва в организации; положение по организации адаптации работников; рекомендации по организации подбора и отбора персонала; положение по урегулированию взаимоотношений в коллективе; положение по оплате труда; инструкция по соблюдению правил техники безопасности и др.
Разработку этих документов осуществляют работники соответствующих звеньев системы управления персоналом.
В свою очередь, для разработки этих и других документов, а также для выполнения ряда функций по управлению персоналом используется такой нормативный документ, как Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный Минтруда РФ в 1998 г. (в новой редакции от 2007 г.). Он призван регламентировать организацию труда этих категорий работников, обеспечивать рациональный подбор, расстановку и использование кадров, устанавливать оплату труда работникам в зависимости от уровня их квалификации. Справочник включает квалификационные характеристики должностей, каждая из которых имеет следующие разделы: «Должностные обязанности» — функции, которые могут быть полностью или частично поручены работнику, занимающему данную должность; «Должен знать» — требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, знания законодательства, методов и средств выполнения должностных обязанностей; «Требования к квалификации» — определенный уровень и профиль специальной подготовки работника, его образование, требуемый стаж работы.
Для характеристики рабочих должностей, тарификации работ, присвоения квалификационных разрядов рабочим, составления программ подготовки и повышения квалификации рабочих используется такой нормативный документ, как Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих (ЕТКС). Тарифно-квалификационные характеристики профессий рабочих даются по разрядам и состоят из разделов: «Характеристика работ» — перечень трудовых навыков, которыми должен обладать рабочий для получения соответствующего выполняемой работе разряда; «Должен уметь» — минимум специальных знаний и навыков, требующихся для работы по данному разряду; «Примеры работы» — перечень наиболее типичных для данной профессии и данного тарифного разряда работ.
Рассмотрим содержание некоторых видов регламентирующей документации.
Положение о персонале отражает вопросы профессионального и социального развития трудового коллектива, его взаимоотношений с администрацией, гарантированности занятости персонала и др. Положение разрабатывается в основном в коммерческих организациях. Содержание и структура этого документа одобрены и рекомендованы к применению Федеральным агентством по управлению федеральным имуществом РФ и Российским фондом федерального имущества. В текст Положения рекомендуется включать следующие разделы: общие положения; понятие персонала; принципы взаимоотношений администрации и персонала; программа развития персонала; система найма персонала; повышение квалификации персонала; право персонала на выбор форм организации труда; гарантированность занятости персонала; социальные гарантии персонала; участие персонала в прибылях; администрация, персонал и профсоюз; ответственность администрации и персонала; заключительные положения; приложение: например, Правила делового поведения персонала (Кодекс деловой этики).
Положение о подразделении — документ, регламентирующий деятельность какого-либо структурного подразделения организации (отдела, службы, бюро, группы и т.п.) — его задачи, функции, права, ответственность. Типовая структура положения включает следующие разделы:
1) общие положения (кому подчиняется данное подразделение, степень его самостоятельности, какими нормативно-правовыми документами оно руководствуется в своей деятельности и т.п.);
2) задачи подразделения;
3) оргструктура подразделения (схема с указанием линейнофункциональной, методической и иной подчиненности и взаимосвязей отдельных звеньев и работников подразделения);
4) функции подразделения;
5) взаимоотношения подразделения с другими звеньями организации с указанием информации, документации, получаемой и передаваемой данным подразделением, от кого и кому, сроки и периодичность;
6) права подразделения (в пределах возложенных на него функций);
7) ответственность подразделения (в рамках приданных ему полномочий за некачественное, несвоевременное их выполнение).
Типовые положения о подразделениях содержатся в специальной литературе, но требуется их адаптация, уточнение применительно к каждому конкретному предприятию и подразделению.
Совокупность должностей служащих находит отражение в штатном расписании — документе, утверждаемом руководителем организации и содержащем сведения о численности работников соответствующих категорий (штатных единицах) по каждой должности, наименованиях должностей, должностных окладах и надбавках к ним.
Штатное расписание может быть составлено по нижеприведенной форме.
Для каждой должности, содержащейся в штатном расписании, должна быть разработана должностная инструкция, которая составляется на основе Положения о подразделении, квалификационной характеристики, а также проведенного анализа работы (или рабочего места, должности) и составленного описания работы (рабочего места, должности). Должностная инструкция определяет обязанности, права и ответственность каждого работника, занимающего определенную должность, начиная с заместителей руководителя подразделения. Деятельность первых лиц организации и их заместителей регламентируется ее Уставом, а руководителей подразделений — Положениями о них.
Личностная спецификация представляет собой набор требований, которые работа на данном рабочем месте или должности предъявляет к работнику. Она вытекает непосредственно из описания работы (или рабочего места, должности) и отвечает на вопрос: «Каковы черты характера, каким должен быть опыт человека, его образование для того, чтобы он успешно выполнял работу на данном рабочем месте (должности)?» Личностная спецификация дает информацию, необходимую для приема на работу и отбора нужных сотрудников, для проведения собеседования.
Наиболее полно основные требования к работнику были разработаны английским профессором А. Роджером в 1930 г. В каждом конкретном случае их состав может корректироваться.
Личностная спецификация может быть составлена либо в текстовой форме, либо в табличной (табл. 3.7).
В таблице выделены три категории качеств:
— основные требуемые качества, т.е. такие, без наличия которых работа не может осуществляться на удовлетворительном уровне;
