Сущность контроля персонала
Контроль персонала — одна из важнейших систем обеспечения безопасности компании, выполняет три функции: выявляющую, подтверждающую и упреждающую. С помощью системы контроля выявляются мошенничества, правонарушения, убытки, кражи, несанкционированные действия и т.п. Система контроля позволяет представить доказательную базу для привлечения сотрудника к наказанию за незаконные действия. И, наконец, она осуществляет определенную профилактику нарушений, поскольку сотрудник опасается нарушать порядок, зная, что его действия контролируются компанией.
Система контроля — это совокупность методов и средств влияния на происходящие в компании процессы с целью успешного достижения ею своих стратегических целей.
Поскольку бизнес — это система, нельзя повлиять на результат, затронув лишь один из факторов. Бессмысленно заботиться о высоком качестве сырья и материалов, не обеспечивая (с помощью отбора и обучения) соответствующее качество персонала. Точно так же бессмысленно контролировать время прихода и ухода сотрудника на работу, игнорируя информацию о том, чем он занимается в течение рабочего дня. Нельзя контролировать один из результатов (например, годовой объем продаж компании или подразделения), если для достижения целей важны и другие: качество продукции и сервиса, удовлетворенность и лояльность сотрудников, привлечение новых групп клиентов, текучесть персонала и т.п. Гораздо эффективнее создать систему взаимосвязанных показателей на всех уровнях, по которым можно контролировать важные аспекты бизнеса.
Контрольная среда — общее отношение руководства и менеджмента к вопросу о важности контроля в организации и предпринимаемые в этой связи действия. Она позволяет обеспечить необходимую структуру и предпосылки для достижения главных задач системы внутреннего контроля. Контрольная среда включает следующие элементы:
- • этические ценности и честность;
- • философия и стиль управления;
- • организационная структура;
- • распределение полномочий и ответственности;
- • политика и процедуры в области управления персоналом;
- • компетентность персонала.
Процессы контроля — политика, процедуры (как автоматизированные, так и неавтоматизированные) и мероприятия, являющиеся частью системы контроля, разработанные и реализуемые в целях обеспечения уровня рисков в пределах, которые организация намерена принимать.
В каждой организации существуют так называемые особые рабочие места, которые связаны с возможностью причинения организации огромного финансового или репутационного ущерба. Они включают рабочие места, которые:
- • имеют дело непосредственно с общественностью;
- • требуют, чтобы сотрудники заходили в дома людей;
- • имеют контакт с детьми или пожилыми людьми;
- • имеют доступ к особо ценной и конфиденциальной информации;
- • имеют широкий доступ к секретным конфиденциальным помещениям;
- • ответственны за наличные деньги, ценные товары или финансовые вопросы;
- • содержат информацию о том, какие контракты и клиенты оказывают значительное влияние на дела организации;
- • несут основную ответственность за внутреннюю или внешнюю безопасность.
Регулярные проверки и контроль сотрудников на таких местах — единственный способ, который может обезопасить работодателя от негативного влияния на компанию.
Существует пять основных процедур контроля работников:
- 1) система независимых проверок (аудит, аттестации, ротация кадров, ревизии, организация горячих линий ит.п.);
- 2) разделение обязанностей или двойной контроль (функции по выписке чеков, осуществлению платежей, проверке банковских извещений, получению наличных денег не должны выполняться одним работником; один человек не должен иметь неконтролируемый доступ к финансам либо работать один на один с клиентами);
- 3) система подтверждения полномочий (система паролей для доступа к определенной информации, карточки для входа в помещение с банковскими сейфами, право подписи финансовых документов ит.п.);
- 4) физические способы контроля и охраны (видеонаблюдение, автоматизированный учет рабочего времени, контроль работы компьютера, сейфы, банковские хранилища, решетки, запоры, сигнализация);
- 5) документальный контроль.
Наиболее эффективным является правильное сочетание этих процедур в рамках предприятия и его оргкультуры. Кроме того, можно использовать нестандартные формы контроля. Например, в магазине по продаже мороженого фирмы «Баскин & Роббинс», славящегося своим 31 ароматом (лозунг фирмы: каждому дню месяца — свой аромат), на стене за спиной улыбающегося кассира висят два плаката: «Если у Вас возникли проблемы с обслуживанием, звоните по телефону управляющему. »; «Если Вам достался чек со звездочкой, Вам положена бесплатная порция орехового пломбира». Цель плакатов — побудить клиентов рассчитываться только через кассу и проверять чек. Поскольку у продавца есть возможность мошенничать — не пробивать наличные через кассу, уменьшить порцию и выручку за экономию присвоить, нужна система контроля. И здесь контролер — покупатель. Поскольку на чеке может быть звездочка, он должен быть вручен покупателю для контроля, который в случае обмана может позвонить управляющему. На рис. 1.13 показаны виды кадрового контроля. [1]
Рис. 1.13. Основные виды кадрового контроля т.е. проводится в основном психологический и профессиональный контроль. Очень важное, если не решающее значение на данном этапе имеет изучение предыстории кандидата, причин ухода с предыдущих мест работы, рекомендаций и отзывов работодателей, коллег с прежних мест работы и др. Сложность такого контроля заключается в том, что многие источники информации недоступны для изучения, психологическое тестирование не всегда дает верный результат, а предыдущие работодатели стремятся не выносить сор из избы и скрывают причины увольнения сотрудника.
2. Контроль в процессе трудовой деятельности.
Самый трудоемкий, дорогостоящий и ответственный вид контроля, охватывающий практически все ресурсы, процессы, структуры, технологии и службы организации. Считается, что чем более формализованы и стандартизированы аспекты деятельности организации, тем легче осуществлять контроль на данном этапе. Но тотальный контроль ведет к катастрофичным издержкам. Поэтому здесь контроль чаще всего приобретает выборочный характер. Кроме того, творческие, креативные, уникальные, связанные с общением или искусством виды деятельности вообще невозможно контролировать в процессе — только по результату.
Пока результаты труда не получены и сравнить их с целями и планами нельзя, можно контролировать два аспекта: рабочее поведение и рабочее время. Многие руководители хотят знать, что делают сотрудники в рабочее время, ведь бесконтрольность и свободный доступ к ресурсам могут спровоцировать различные виды злоупотреблений со стороны персонала. Главное — соблюсти баланс между уважением и доверием, с одной стороны, и четким контролем — с другой. Для этого существуют определенные требования по проведению такого контроля:
- • уведомлять сотрудников, что их будут контролировать;
- • объяснять, чем вызвана необходимость такого контроля;
- • устанавливать четкие правила того, кто будет контролировать, что будет контролироваться и каким образом;
- • определять меру и формы наказания за нарушения правил и регламентов;
- • обеспечивать неотвратимость наказания для всех сотрудников независимо от занимаемой должности.
Известны результаты исследования Американской ассоциации менеджмента 1 : 82% руководителей признались, что используют те или иные формы электронного контроля или физического наблю-
http://hr-portal.ru/article/kak-kontrolirovat-sotrudnikov дения: в 63% компаний отслеживают обращение к интернет-ресурсам, а около 47% компаний просматривают электронную почту своих сотрудников. В России подобных данных пока нет, но, по мнению специалистов, положение дел примерно такое же. Работодатели считают контроль над персоналом своим естественным правом, ведь все, что создает сотрудник на рабочем месте и в рабочее время, — собственность компании. А значит, наниматель должен знать, что делает его персонал и на что тратит время, оплачиваемое компанией.
Для контроля рабочего поведения в настоящее время чаще всего используются: разделение обязанностей или двойной контроль, система подтверждения полномочий, организация горячей линии, видеонаблюдение, документальный контроль. Для контроля рабочего времени, как правило, используется автоматизированный учет рабочего времени.
По форме различают предварительный, поэтапный, периодический и выборочный контроль.
Предварительный контроль предполагает проверку предварительных результатов работы, например в середине рабочего цикла или по истечении трети рабочего времени, отведенного на выполнение задания. Таким образом, есть время для исправления ошибок, корректировки процесса и нет ощущения тотальности контроля и недоверия.
Поэтапный контроль применяется, как правило, для таких видов работ, которые осуществляются и оплачиваются по этапам.
Периодический контроль осуществляется через определенные фиксированные промежутки времени, например каждый день в 9.00 (приход вовремя на работу), каждый четверг в 18.00 (уход с работы), каждый последний день месяца и т.п. Поскольку точка контроля известна, все стараются не нарушать правила именно в этой точке, что не распространяется на все остальное рабочее время. Такой контроль по отношению к рабочему времени демотивирует сотрудников в отношении постоянного соблюдения норм и регламентов. А по отношению к контролю рабочих процессов он целесообразен, поскольку позволяет поддерживать рабочее состояние (например, еженедельный контроль объемов продаж). Такой вид контроля также необходим для крайне важных и сложных задач, требующих постоянного мониторинга и корректировки. Руководитель в этом случае требует докладывать каждый час (день, неделю и т.п.).
Выборочный контроль может производиться в любое не известное заранее время, а поэтому позволяет выявить реальный, а не подготовленный результат. Однако он создает атмосферу недоверия и вызывает стресс у сотрудников. Поэтому его целесообразно применять там, где неожиданность необходима и является залогом объективности результата (например, при контроле качества, соблюдения стандартов и дисциплины).
3. Контроль результатов.
По-существу, контроль как раз и служит для того, чтобы убедиться в достижении желаемых целей и получении результатов. На этом этапе уже поздно что-либо менять, можно лишь констатировать факты и принимать решения. Преимуществами такого контроля являются сравнительная простота, максимальная экономия времени руководителя и стимулирование самостоятельности и ответственности сотрудника. Однако это и наиболее рискованный вид контроля. Если цель поставлена не корректно, или подчиненный понял ее неверно, или он просто недисциплинирован, не профессионален, не заинтересован в работе, об этом можно узнать только в конце процесса по отсутствию желаемого результата, а скорректировать сам процесс невозможно. Поэтому такой вид контроля целесообразно применять для сравнительно простых одноэтапных процессов, осуществляемых проверенными профессионалами в условиях полной определенности. Если компания уверена в том, что привлекла лучшие ресурсы и наилучшим образом организовала рабочие процессы, то есть смысл контролировать только результаты. И лишь в редких случаях, когда результаты перестают устраивать, следует предпринимать контролирующие действия на предыдущих этапах. Но ввиду отсутствия идеальных ресурсов, систем, структур, технологий и исполнителей такой вариант контроля не может себе позволить практически ни одна компания. Поэтому следует определить объем необходимого контроля в обратной зависимости, прежде всего от профессионализма и заинтересованности сотрудника в эффективной работе: чем больше уверенность в нем, в его мастерстве и лояльности к компании, тем меньший контроль нужен по отношению к нему (рис. 1.14).
При этом независимо от объема и характера контроля не следует забывать об обратной связи с сотрудником. Исполнитель регулярно должен получать от руководителя достоверную и оперативную информацию о своей работе и ее результатах (и их оценке, если давалась), на основе которой он может изменять (улучшать) свою работу. Такие оценки должны не только констатировать итоги, но и воодушевлять на эффективную последующую работу, т.е. содержать элементы эмоциональной поддержки.
Рис. 1.14. Зависимость объема контроля от компетенций и заинтересованности сотрудника
Основные ошибки в системе контроля, чаще всего допускаемые
- • отсутствие системного подхода к контролю, увлечение крайностями: либо тотальный контроль, либо практически полное его отсутствие;
- • отсутствие связи между тем, что контролируется, и стратегическими целями компании, использование контроля только как инструмента поощрения или наказания сотрудника;
- • неверно определена точка контроля: контроль осуществляется лишь на выходе, т.е. когда уже бывает поздно что-либо исправлять;
- • неправильно определены объекты контроля: контролируется в основном количество, а не качество; контролируется то, что легче контролировать, например только время, а не его использование;
- • нечетко поставлены цели, определены стандарты и нормы, описаны критерии, что влечет за собой сложность или невозможность объективного контроля;
- • корпоративные ценности и нормы подменяются теми, которые контролируются, что искажает культуру компании;
- • мотивируются и вознаграждаются только контролируемые процессы и результаты, поэтому интерес к остальным у сотрудников низок;
- • результаты контроля, проблемы и ошибки сотрудников чаще скрываются и замалчиваются, чем исправляются и предотвращаются, нет обратной связи;
- • непродуманный контроль создает напряженный социальный микроклимат в коллективе, растет всеобщая подозрительность, неудовлетворенность и текучесть персонала;
- • контрольные мероприятия усложняют бизнес-процессы, затрудняется и замедляется процесс прохождения информации, нарушается гибкость и оперативность бизнеса.
Для создания эффективной и результативной системы контроля, позволяющей избежать ошибки, компания должна пройти пять этапов (рис. 1.15).
Рис. 1.15. Этапы создания системы контроля
Рассмотрим, каким образом практически осуществляется контроль в современных компаниях на различных этапах кадровой деятельности.
Источник: studref.com
