Адаптація персоналу

Фундаментом будь-якої організації є, як відомо, люди, оскільки саме люди забезпечують ефективне використання будь-яких видів ресурсів, наявних у розпорядженні організації, і визначають її економічні показники і конкурентоспроможність. Вклад людських ресурсів у досягнення цілей організації і якість виробленої продукції чи наданих послуг залежить у першу чергу від того, наскільки ефективно проводиться робота з персоналом.

Практично будь-яка компанія у процесі свого створення і розвитку стикається з такими важливими аспектами діяльності з управління персоналом, як підбір, оцінка, навчання та мотивація персоналу, і не тільки стикається, а й активно розвиває ці напрямки. Разом з тим досить рідко приділяється увага такому питанню, як адаптація нових співробітників і персоналу в цілому, незважаючи на важливість цього напрямку для діяльності всієї організації.

У різних компаніях процес ознайомлення нового співробітника з посадою здійснюється по-різному. Для прикладу, цей процес можна порівняти з тим, як батьки вчать дітей плавати. Одні підходять до цього процесу кардинально — зіштовхують з човна посеред річки: захоче жити — випливе. Інші для цієї мети наймають досвідчених професіоналів, які точно знають, що потрібно робити, щоб навчитися плавати. Треті пускають процес напризволяще, з боку спостерігаючи, як дитина борсається на мілководді, стежать, щоб не потонув. Четверті надягають рятувальний круг — головне, щоб безпечно, а що плавати не навчиться, так це неважливо, тримається на воді, і добре. Можливо, є ще якісь способи, але зараз важливо зрозуміти, який спосіб був обраний у вашій компанії і чи забезпечує він потрібний результат.

Як правило, проблеми адаптації персоналу стосуються всіх компаній без винятку, але залежно від фази розвитку організації — чи створюється вона щойно чи розвивається і розширюється — вони можуть бути найменш або найбільш значущими і першочерговими.

Одна з найпомітніших ознак того, що потрібно задуматися про систему адаптації, — це плинність кадрів, коли персонал залишає компанію, і цей рух носить масовий характер, якусь закономірність і циклічність у часі, причому може стосуватися не тільки нових співробітників, а й постійного персоналу.

Останнім часом, у зв’язку з недостатньою кількістю кваліфікованих кадрів на ринку праці, більше часу приділяється на розробку механізмів щодо утримання цінних співробітників компанії, які пропрацювали більше року. Вважається, що новоприбулі в організацію кадри, які покинули її протягом перших двох-трьох місяців, цінності не представляють, і на їх місце можна знайти інших.

Якщо глибше розглянути цю проблему, то стає зрозуміло, що така позиція є недалекоглядною і необгрунтованою, оскільки на пошуки фахівця втрачається дорогоцінний час, плинність негативно впливає на команду співробітників і, відповідно, відображається на продуктивності, а від цього втрачають всі.

До того ж, ринок праці не так великий, як хотілося б, особливо це стосується кваліфікованих кадрів у сфері сільського господарства, тому важливо, щоб прийнятий співробітник працював, а не звільнився через кілька тижнів.

Що ж являє собою процес адаптації нових співробітників на підприємстві і що потрібно зробити для того, щоб максимально оптимізувати його і полегшити? Для початку розберемося, що ж означає сам термін «адаптація», які почуття виникають у нових співробітників, що прийшли на роботу в компанію, а також у постійного персоналу та організації в цілому. Цей термін відображає той стан, який відчуває кожен, потрапляючи в нове, чуже , невідоме середовище. У першу чергу це дуже сильний стрес, який частіше відчувається на підсвідомому рівні. Будь-які негативні емоції, що з’являються на початку роботи, можуть негативним чином позначитися на всій подальшій діяльності. Якщо людина все ж намагається залишитися і адаптуватися на підприємстві, то негативні емоції погано позначаються на мотивації працівника і, як наслідок, продовжують період адаптації, лише після якого співробітник почне ефективно працювати в колективі.

Найчастіші причини, з якими стикається новачок під час виходу на роботу, що негативно впливають на співробітника, аж до рішення покинути організацію:

• несумісність з іншими співробітниками;
• невдоволення стилем керівництва;
• невиправдані уявлення про діяльність організації;
• втрата «ілюзій» щодо організації;
• нерозуміння працівником вимог, які йому висуваються;
• висока інтенсивність і складні умови праці на новому місці;
• розбіжність між очікуваною і фактичною оплатою праці.

Наприклад, у деяких компаніях новому співробітнику від початку не приділяється належної уваги, він не знає, до кого звернутися за необхідною для роботи інформацією, оскільки не була призначена людина для введення його в курс справи, він відчуває свою незатребуваність. Буває навіть так, що працівнику не приготували його робоче місце, все це руйнує позитивні уявлення про нове місце роботи, в тому числі і про компанію, що може призвести не тільки до втрати співробітника, але і позначитися на іміджі організації.

Безумовно, компанія повинна бути зацікавлена ​​в нейтралізації таких негативних факторів. І ще, коли існує налагоджена програма адаптації, тобто можливість під час уведення співробітника в організацію контролювати, яка думка у нього складається про робоче місце і компанію, і, за потреби, коригувати її у процесі адаптації. Тому в результаті всієї адаптаційної програми у співробітника не повинно залишатися нез’ясованих моментів. Він повинен мати чітке уявлення не тільки про свої обов’язки, а й про права. Тоді він буде відчувати вдячність до компанії за те, що його не кинули в такий складний момент, це підвищить його лояльність, і можна буде розраховувати на його допомогу та участь у програмах адаптації при прийнятті нових співробітників. Важливо пам’ятати, що не тільки новенький співробітник пристосовується до нової для нього робочої ситуації.

Як і в будь-якій справі, завжди є інша сторона, в даному випадку постійний персонал компанії і безпосередньо її керівник, які також стикаються з новим, поки незрозумілим для них об’єктом, який невідомо що любить, що ні, який у нього темперамент, як він буде працювати, керувати, спілкуватися. Тому грамотно складена програма адаптації повинна включати процедури не тільки для нового фахівця, для його повного ознайомлення з компанією, а й процедури, в яких і керівник, і персонал, який буде безпосередньо взаємодіяти з новим співробітником, могли б максимально швидко зрозуміти нового працівника і включити в свою структуру, зробити «своїм».

Для цього система адаптації будується з максимальним включенням співробітників, які задіяні у загальному робочому процесі з новим працівником, і саме від них він отримує всю необхідну інформацію про компанію, що, у свою чергу, забезпечує ту необхідну взаємодію, у процесі якої і відбувається більш близьке знайомство співробітників, з отриманням інформації один про одного, що знижує загальну напругу і стрес від невідомого.

Тобто спеціальна процедура введення нового співробітника в організацію сприяє зняттю великої кількості проблем, що виникають на початку роботи. Крім цього, у вже працюючих співробітників може істотно активізуватися творчий потенціал і включеність в корпоративну культуру компанії.

Перш ніж ми торкнемося того, як складаються програми адаптації, що потрібно при цьому враховувати і за якими критеріями вимірювати успішність, має сенс підвести проміжний підсумок про те, що, власне, ми отримуємо, коли в компанії є ефективна програма адаптації. По-перше, це мінімальний термін входження нового співробітника в компанію і, як наслідок, його повноцінна, зі стовідсотковою самовіддачею, робота над поставленим перед ним завданням. По-друге, це зменшення ймовірності звільнення співробітника в період випробувального терміну, що, в свою чергу, заощаджує ресурси компанії на новий пошук і підбір фахівця на це робоче місце.

І, по-третє, економія часу безпосереднього керівника і рядових працівників. Як ми вже з’ясували, головне, щоб заходи, що входять до адаптаційної програми, не носили формальний характер, оскільки украй важливо для будь-якої компанії, щоб співробітники до кінця зрозуміли і прийняли всі правила, які є в організації, повністю розібралися у своїх посадових інструкціях, щоб у компанії працювали не пасивні, не індиферентні співробітники, а люди, які усвідомлено виконують свою роботу і мають почуття причетності до спільної справи.

Мета та етапи адаптації

Для розробки оптимальних програм адаптації важливо враховувати фактори, які стосуються специфіки організації з одного боку і категорії нових співробітників, на яких програма орієнтована, — з іншого. До специфіки організації відносяться особливості діяльності компанії (виробничі, торговельні тощо). А співробітники діляться на молодих фахівців, що мають в основному тільки теоретичні знання про робочий процес, і професіоналів з ​​практичними знаннями і суттєвим досвідом роботи в інших організаціях.

Тому підготовка до запуску адаптаційного механізму починається з визначення наявних знань і навичок, оцінки досвіду роботи, з’ясування рис характеру нового співробітника, а потім для кожного новачка бажано розробити індивідуальну програму заходів щодо отримання необхідних знань і навичок, які новий співробітник повинен засвоїти — з урахуванням особливостей робочого місця і посади.

Важно понимать, что все элементы адаптационной программы взаимосвязаны. Успешное освоение профессиональных знаний и навыков невозможно, если сотрудник не понимает своей роли в организации, не разделяет ее ценностей и установок, не видит перспектив своей работы и испытывает трудности в общении с другими членами коллектива.

Процес адаптації включає в себе наступні аспекти:

• організаційна адаптація;
• соціально-психологічна адаптація;
• професійна адаптація.

Розглянемо, який зміст стоїть за цими назвами.

Організаційна адаптація

Процес введення в організацію спрямований на засвоєння працівником норм і правил, у тому числі і «неписаних», за якими живе організація, ознайомлення з історією фірми, структурою організації, корпоративною культурою, правилами внутрішнього розпорядку. Метою цього процесу є прийняття новим співробітником цінностей, установок, принципів організації без шкоди для особистісних цінностей.

Обов’язково має бути ознайомлення з системою оплати праці, щоб не було невиправданих очікувань, щоб людина не відчуваала себе обдуреною і не розчаровувалася у своїй роботі, а також з системою штрафів і заохочень, соціальних пільг і можливостей росту в компанії. На цьому ж етапі звертають увагу працівника на вимоги до зовнішнього вигляду . Добре, якщо в компанії розроблений буклет, в якому міститься інформація про історію компанії та її організаційну структуру, правила внутрішнього розпорядку та список адміністративної групи із зазначенням внутрішніх телефонів.

Соціально-психологічна адаптація

Входження в колектив, прийняття встановлених норм взаємин — завдання цього етапу адаптації. Одним з перших кроків соціально-психологічної адаптації є церемонія представлення колективу і керівництву. Це дозволяє подолати відчуття відособленості, чужорідності в колективі.

Потрібно залучати нових співробітників до участі в корпоративних заходах, проводити для них навчальні тренінги.

Професійна адаптація

Мета професійної адаптації — опанування новим співробітником системою професійних знань і навичок та ефективне їх застосування на практиці. А також у формуванні деяких професійно необхідних якостей особистості, у розвитку стійкого позитивного ставлення працівника до своєї професії.

Першим кроком є роз’яснення новачкові основного змісту його професійної діяльності, ознайомлення співробітника з його посадовими обов’язками, інструктаж з техніки безпеки і техніці пожежної безпеки, ознайомлення з робочим місцем і якимись специфічними умовами роботи. На цьому етапі, під час прийому в компанію співробітників без досвіду работиважним моментом є навчання. Цей захід необхідний для отримання необхідних знань і певних професійних навичок. Підготовка власних кваліфікованих кадрів забезпечує для компанії багато плюсів. Форми викладання можуть бути обрані у відповідності з поставленими завданнями і перевагами компанії (лекції, семінари, тренінги навичок спілкування, ефективності переговорів, техніки продажу та різні ділові ігри).

Необхідно, щоб отримані знання та навички співробітники застосовували на практиці. У тому випадку, якщо доводиться приймати в компанію кілька співробітників одночасно, то для них усіх можна організувати спеціальні адаптаційні заняття, на яких вони і зможуть отримати всю необхідну інформацію. Адаптуватися всім разом буде набагато простіше. Дуже зручно і для нового працівника, і для співробітника, відповідального за процес адаптації, коли розроблений контрольний лист, де перераховані ті теми, які він повинен освоїти, вказані конкретний термін виконання та відповідальні за виконання. У нового співробітника є як би пам’ятка, що і коли він повинен робити в період випробувального терміну. Крім цього, якщо в організації передбачена атестація персоналу, він може служити контрольним листом, з яким працівник і прийде на процедуру оцінювання.

Критерії успішності

Показником успішно проведеного процесу адаптації персоналу і введення його на посаду є успішне виконання роботи. Наскільки ефективними виявилися відбір кандидатів і проходження ними програми адаптації, можна визначити з низки простих критеріїв.

Критеріями адаптації для управлінського персоналу можуть бути:

• виконання посадової інструкції;
• якість виконаної роботи;
• кількість виконаної роботи;
• дотримання стандартів часу (норм часу і обслуговування);
• враження на людей;
• здатність влитися в колектив;
• зацікавленість у роботі;
• інтерес до підвищення кваліфікації та службового росту;
• дотримання філософії організації;
• задовільна оцінка якості трудового життя.

Критерії адаптації для робітників:

• виконання норм виробітку;
• виконання змінно-добових завдань;
• опанування робочим місцем (верстатом, обладнанням, операціями) відповідно до технічних умов;
• якість роботи — відсоток бракованої продукції у межах допустимих норм підприємства;
• дотримання трудової дисципліни;
• здатність влитися в колектив бригади (навпаки, «відторгнення» бригадою);
• дотримання ділової філософії підприємства.

Хто це має робити?

Процес адаптації нових співробітників не повинен проходити безконтрольно. Основна відповідальність за адаптацію співробітників, так як це тісно пов’язано з іншими аспектами управління персоналом: пошуком і відбором, навчанням, оцінкою і організаційною культурою, — лягає на менеджерів з персоналу. І якщо розробка і контроль адаптаційної програми здійснюються спеціально підготовленим співробітником служби персоналу, то процес відбувається з максимальною ефективністю. Але не в кожній компанії така служба персоналу існує, тому адаптація працівників може лягати на плечі безпосередніх керівників або будь-яких інших співробітників. У цьому випадку ефективність процесу може впасти, оскільки це не входить у їхні прямі обов’язки. Рішенням цієї проблеми може стати призначення на роль опікуна грамотних співробітників, яки довго пропрацювали в компанії, причому потрібно мотивувати їх, підкреслювати престижність участі у процесі адаптації нових працівників, заохочувати матеріально і морально, позиціонувати їх участь у цьому процесі як щабель кар’єрного росту.

Розглянемо, хто і як повинен або може впливати на процес адаптації співробітника в компанії:

• Керівник. Він добре розуміє мету роботи і завдання співробітника, зацікавлений у швидкій віддачі від новачка. Однак дуже часто участь топ-менеджера обмежується особистою бесідою і представленням співробітника колективу. Причини можуть бути як в нестачі часу у керівника, так і в тому, що в організаціях з жорсткою структурою підпорядкованості існує регламент взаємодії між посадами.
• Колеги. Як вже говорилося вище, вони в будь-якому випадку залучені в процес адаптації, активно чи пасивно беруть участь у ньому: підказують, пояснюють, вказують основні моменти новому співробітнику. Зацікавленість їх у цьому процесі може бути різна: із співчуття до новачка або з почуття самозбереження, якщо підсумок діяльності нового співробітника може вплинути на результати роботи його колег. Але у випадках, коли специфіка діяльності нового працівника створює конкуренцію, розраховувати на підтримку колег безглуздо: нікому не вигідно мати поруч сильного конкурента.
• HR-менеджери. У них висока зацікавленість в закріпленні співробітника в організації, вони добре знають особливості компанії і вимоги до посади, розбираються у діяльності компанії і проведенні різних кадрових процедур. Недоліком може бути тільки їх велика завантаженість.
• Залучені фахівці. На практиці залучення зовнішніх консультантів використовується вкрай рідко, тільки в тому випадку, коли в організації немає свого ресурсу для якісного вступу фахівця на посаду. При цьому адаптація поєднується з якоюсь ще послугою, наприклад, навчанням. Однак це пов’язано зі значними фінансовими витратами і не скасовує власної роботи
• Наставники. Це спеціально призначені висококваліфіковані співробітники компанії, що супроводжують нового працівника під час всього періоду адаптації, як правило, прирівняного до випробувального терміну, та отримують додаткові бонуси за цю діяльність.

Наставництво ефективно розвивати у тих організаціях, де:

— на роботу приймаються співробітники, які потребують навчання;
— є складність у виконанні роботи;
— має місце інтенсивний ріст.

Наставництво як один з успішних методів адаптації

Основні обов’язки

Зазвичай один наставник без шкоди для своєї основної діяльності може одночасно навчати одного-двох новачків. У перші дні наставнику необхідно приділяти новачкові більше половини свого робочого часу. Пізніше, коли нові співробітники освояться у колективі і компанії, — близько третини. Найчастіше нові співробітники переходять у розпорядження наставника відразу після вступного навчання. Ознайомлення починається з розповіді про розташування виробничих, службових та побутових приміщень, працівникові показується його безпосереднє робоче місце, оголошуються правила внутрішнього трудового розпорядку. На цьому ж етапі наставник особисто знайомить співробітника з майбутніми колегами, що дуже важливо для якнайшвидшої адаптації. Можливий також інструктаж з техніки безпеки, пожежної безпеки і дотримання новими співробітниками правил внутрішнього трудового розпорядку. Для того щоб поступово ввести нового співробітника в повноцінний режим роботи, наставник розробляє разом з ним індивідуальний план на весь період випробувального терміну. У цей план можуть бути включені конкретні завдання з певним терміном їх виконання і передбачуваним кінцевим підсумком. У ході спільної роботи за планом наставник надає новому працівникові необхідну підтримку, контролює виконання завдань, допомагає підтримувати ділові стосунки з колективом та керівниками різних рівнів. Наставник може самостійно провести додаткове навчання, все показати на практиці, а після цього контролювати і оцінювати виконання робочих операцій протягом всього адаптаційного періоду. Адаптаційний період, як правило, триває три місяці і дорівнює випробувальному терміну.

Весь цей час наставник не тільки навчає новачка, але і спостерігає за його поведінкою, вивчає його професійні та особисті якості, робить висновки. За тиждень до закінчення випробувального терміну наставник і безпосередній керівник оцінюють нового працівника і заповнюють так званий лист оцінки, у якому міститься висновок про результати проходження навчання. Вони вирішують, чи готовий співробітник до самостійної роботи, чи потребує додаткового навчання або абсолютно не підходить компанії і з ним краще попрощатися.

Портрет наставника

Робота наставника дуже відповідальна, і вибирати його з наявного персоналу треба дуже ретельно. Він повинен досконально знати обов’язки тих співробітників, яких буде навчати, бути доброзичливим і вимогливим. Велике значення має, яку посаду займає співробітник, як довго він працює на підприємстві і наскільки лояльний по відношенню до компанії.

Мотивація та заохочення

Як і будь-якае додаткове навантаження, наставництво має заохочуватися. Компенсація трудових витрат наставника в кожній компанії розраховується індивідуально, але обов’язково з урахуванням оцінки виконання наставником своїх обов’язків і оцінки проведеного навчання. Важливо, щоб критерії оцінки були чітко прописані, ясні і прозорі для самого наставника.

Крім матеріального заохочення, для спеціаліста, обраного на роль наставника, визнання його заслуг — найважливіша частина мотивації. Це підвищує самооцінку людини і його авторитет серед колег.

Наставництво — один з найбільш ефективних методів адаптації. Наставник спрямовує дії нового співробітника в певній галузі, реалізуючи принцип «Роби, як я!». Наставництво — це навчання особистим прикладом, практична передача професійних та інших навичок і знань від старшого до молодшого, від більш досвідченого менш досвідченому.

На закінчення додам, що, навіть якщо адаптаційна програма розроблена з урахуванням всіх необхідних для компанії факторів і успішність її підтверджена часом і позитивним результатом, а саме, нові співробітники проходять випробувальний термін і залишаються працювати на благо компанії, — безумовно, не можна забувати про співробітників і після трьох місяців первинної адаптації, потрібно піклуватися про їх розвиток, стежити за мотивацією, і тоді у вашій компанії буде здоровий і плідний колектив, що ефективно працює і підвищує конкурентоспроможність компанії на ринку.

Источник: staff-capital.com