Автоматизированная система «Управление персоналом»

Назначение системы

Автоматизированная система «Управление персоналом» предназначена для управления количественными и качественными характеристиками трудовых ресурсов, улучшения принятия управленческих решений. Функционирование системы позволяет оптимизировать затраты и повысить эффективность управления предприятием в целом за счёт рационального использования трудовых ресурсов.

Автоматизированная система «Управление персоналом» поможет Вам:

Создать единый банк персональных данных сотрудников.
Использовать в процессе принятия решений полную и оперативную информацию о текущем состоянии трудовых ресурсов.
Оперативно контролировать исполнение управленческих решений.
Создать электронные архивы, обеспечив, таким образом, бессрочное хранение информации.
Снизить трудоемкость кадрового учета и повысить производительность труда, что позволит активизировать аналитическую деятельность.
Рационализировать процесс кадрового делопроизводства за счет сокращения бумажного документооборота и упрощения процедуры прохождения документов( приказов по персоналу).
Своевременно решать вопросы профессионального соответствия кадрового состава: осуществлять подбор и аттестацию сотрудников.
Планировать загруженность персонала, вести учет использования рабочего времени.
Осуществлять все необходимые расчеты с персоналом, проводить оперативный анализ затрат, связанных с оплатой труда.
Создать единую информационную систему управления предприятием на базе взаимодействия с производственно-финансовыми информационными комплексами.
Автоматизировать подготовку всех форм отчетности (ФСЗН, налоговая инспекция, статистические органы и другие).
Обеспечить селективность предоставляемой информации по уровням управления, принадлежности, по объёмам доступа, то есть каждому пользователю обеспечивается доступ только к определенной для него области данных в базе.
Оповещать заинтересованных пользователей о наступлении события, по которому необходимо оперативно принимать решения (например: окончание срока трудового договора и пр.)
Обеспечить защиту информации от несанкционированного доступа и исключить дублирование информации..

Сфера применения системы

Автоматизированная система «Управление персоналом» рассчитана на использование в организациях и на предприятиях различных отраслей народного хозяйства независимо от форм собственности, источников финансирования, ведомственной принадлежности. Наибольший эффект от внедрения системы достигается на предприятиях с численностью работников от 500 человек и до нескольких десятков тысяч.

Сильные стороны проекта

Масштабируемость и высокая производительность, проверенная на предприятиях с численностью сотрудников свыше пятидесяти тысяч.
Поддержание полной историчности данных.
Модульность системы, позволяющая обеспечить поэтапное внедрение и гибкую наращиваемость функциональных возможностей.
Автоматизация процессов управления персоналом, как на уровне предприятия, так и на уровне цехов.
Высокая готовность системы, обеспечивающая функционирование даже при отказе отдельных аппаратных блоков оперативное сохранение/восстановление данных.
Надежность алгоритмов, подтверждённая заложенными в основу проекта знаниями на уровне “Know How” (Обобщен 20 летний опыт эксплуатации предыдущих версий системы на более чем 500 предприятиях различных форм собственности ).
Широкие функциональные возможности, обеспеченные накопленным опытом при функционировании предыдущих версий системы и анализом новых информационных потребностей.
Гибкая система распределения полномочий, обеспечивающая различные уровни доступа к функциональности системы и информации.
Инструментальная поддержка развития системы, в составе которой:
Настраиваемая отчетность, позволяющая квалифицированным пользователем самостоятельно разрабатывать новые формы отчетности, в том числе и многомерные (статистические);
Запросно-аналитическая система, позволяющая формировать произвольные списки по комбинации признаков и критериев, заданных пользователем;
Система настройки алгоритмов в соответствии с особенностями объекта внедрения;
Механизм ведения метаинформации системы в базе данных для реализации гибкой настройки параметров;
Набор базовых объектов системы, являющийся архитектурным ядром реализации системы.

Структура системы

Система предполагает наличие следующих подсистем и модулей:

Учет кадров;
Штатное расписание;
Учет кадров
Ведение документов о персонале;
Ведение нормативно-справочной информации;
Персонифицированный учет;
Нормирование труда и учет рабочего времени;
Начисление и учет заработной платы;
Администрирование.

Подсистема «Учет кадров»

Автоматизирует деятельность кадровой службы. Информация используется во всех смежных подсистемах, в том числе на цеховом уровне управления.

Основным элементом подсистемы является картотека сотрудников. На основании основных характеристик сотрудника, таких как: Работающий, Уволенный, Табельный номер, Фамилия или ее часть, подразделение, в котором в данный момент работает сотрудник, а также интервала дат, осуществляется поиск сотрудника для просмотра и редактирования личной карточки.

Данные в личной карточке расположены по разделам (Образование, Личная информация, Трудовая деятельность, Учет военнообязанных…) и содержат реквизиты, описывающие сотрудника.

Данные в личную карточку вносятся на основании предоставленных документов при приеме сотрудника (справки, свидетельства, трудовая книжка). Информация о «движении» сотрудника на предприятии, об отпусках, поощрениях, взысканиях вносится в личную карточку автоматически при оформлении соответствующего документа в подсистеме «Ведение документов о персонале».

Вся информация в личной карточке сотрудника датирована, ведется протоколирование изменений даже при изменении однозначных реквизитов, таких как ФИО или дата рождения.

Кроме того, в личной карточке на основании данных из ее разделов возможно оперативное получение всевозможных справок (справка-объективка, копия диплома, карточка Т-2 и проч.)

В системе предусмотрено несколько механизмов для получения выборок и отчетов по сотрудникам во всех необходимых разрезах.

Предусмотрена возможность хранения скан-копий документов, представленных работником.

Для формирования списочных, регламентных отчетов используется механизм «Линейные отчеты», в котором для каждого заранее описанного отчета необходимо указать параметры выполнения и, собственно, получить отчет.

Однако в кадровой работе очень много перекрестных отчетов, в которых требуется получать количественный состав сотрудников в разных разрезах, и объединять эти данные в одном отчете. В системе «Управление персоналом» для этих целей предусмотрен режим «Многомерные отчеты».

С помощью этого режима реализуются такие отчеты как: «О численности и профессиональном обучении», «О численности работающих и забронированных» и др. Причем, если необходимо добавить новые разрезы в отчетах, пользователю предоставляется механизм настройки.

Для случаев, когда в оперативном режиме требуется получить информацию из системы, а специализированный отчет не создан, разработан механизм «Запросы». Он позволяет, предварительно наложив условие отбора, получать списки сотрудников на основании реквизитов личной карточки или документов о сотруднике.

Особенности учета персонала в производстве

Этот аспект реализован в системе всеми описываемыми подсистемами и охватывает следующие моменты:

Учет работников по бригадам и технологическим линиям (бригада закрепляется за определенной линией)
Ведение планового состава бригады (рассчитанного по нормативам) и фактического
Возможность оформления временных переводов из бригады в бригаду (с одного рабочего места на другое)
Автоматическое формирование табеля учета рабочего времени с учетом разбивки работников по бригадам, оформленных документов о переводах, отпусках неявках и проч.
Возможность интеграции с производственными системами по переносу информации о перечне выполненных работ бригадой и расценках для расчета заработной платы по наряду (карте выработки, заказу…)
Возможность учета и отнесения затрат на различные ШПЗ (шифры производственных затрат, места возникновения затрат)

Подсистема «Штатное расписание»

Автоматизируется деятельность служб нормирования труда и заработной платы. Информация используется во всех смежных подсистемах, в том числе на цеховом уровне управления.

Штатное расписание предприятия формируется на основании документов о введении, изменении штатного расписания, которые оформляются посредством подсистемы «Ведение документов о персонале».

В документе пользователь описывает структуру предприятия в виде иерархического дерева подразделений, а также указывает профессии, должности в этих подразделениях и описывает каждую из них, исходя из перечня характеристик (Разряд, Сетка, Условия труда, Вид деятельности, Категория и др.)

Если необходимо иметь кроме организационной еще и функциональную подчиненность, тогда сразу при создании на каждую строку штатного расписания можно установить Атрибуты, по которым будет производиться учет в данных разрезах, и будут формироваться «горизонтальные» выборки по штатному расписанию.

Изменение штатного расписания, сокращение единиц, ввод новых строк также проводятся через документ о ведении штатного расписания. При этом информация о вводе новых строк, о закрытии датируется, и пользователь всегда может отобразить штатное расписание на необходимый момент времени.

В подсистеме также реализован режим отображения Штатной расстановки.

В этом режиме пользователю предоставляется информация о штатной расстановке сотрудников на штатном расписании, сформированная в результате обработки приказов о приеме, переводе, увольнении и проч. Имеется также возможность отображать и распечатывать информацию о вакансиях, по категориям и прочим разрезам.

Также как и в подсистеме «Учет кадров», в данной подсистеме имеется возможность производить произвольные выборки по штатному расписанию посредством механизма «Запросы».

Нормирование труда и учет рабочего времени

Для корректного учета рабочего времени сотрудников в системе предусмотрены механизмы позволяющие рассчитывать графики работы персонала по различным алгоритмам (дневные, сменные, непрерывные, дежурства, «разрывные», для медицинского персонала и проч.), с учетом ночного, и вечернего времени.

Так же есть возможность указывать график работы на время отвлечений, временных переводов.

На основании сформированного табеля система контролирует переработки/недоработки сотрудников.

Формируется вся необходимая отчетность по труду и учету рабочего времени (1Т,4Т,6Т,12Т) и др.

Подсистема «Начисление и учет заработной платы»

Подсистема «Начисление и учет заработной платы» обеспечивает:

Проведение расчетов с персоналом в межрасчетный период
Расчет аванса и получение ведомостей на выплату аванса, в том числе выполнение расчета предполагаемых сумм аванса, проверку и при необходимости корректировка рассчитанных значений, получение платежных ведомостей на выплату аванса.
Расчет премий за предыдущие месяцы и получение ведомостей расчета данных премий и ведомостей на выплату премий.
Расчет оплаты по больничным листам, отпускным и увольнительным запискам и получение протоколов расчета по данным документам и платежных ведомостей на данные выплаты.
Перерасчет заработной платы и надбавок при изменениях тарифных ставок, произведенных в следующих месяцах после выплаты заработной платы.
Расчет оплаты труда по сдельной системе. Учет выполненных работ для работников на сдельной системе оплаты ведется на основании оформленных электронных документов — нарядов (карт выработки, сменных заданий), а также табеля учета рабочего времени. В системе существует возможность гибкой настройки расчета нарядов в части распределения суммы заработка (пропорционально разряду, времени, с учетом КТУ и т.д.), начисления премии за выполнение нормы выработки и проч.
Расчет заработной платы
Проверка состава документов, подготовленных к расчету заработной платы. В процессе проверки формируется протокол контроля и устраняются ошибочные ситуации.
Тестирование состояния базы данных перед расчетом заработной платы. В процессе тестирования формируется протокол контроля, производится анализ карточки сотрудника по заработной плате и установка или изменение графиков работы и групп табелей для работников.
Просмотр, проверка и подтверждение табелей для выполнения режимов таксировки и расчета заработной платы.
Таксировка подготовленных табелей.
Таксировка подготовленных нарядов, путевых листов.
Учет рабочего времени водителей. Расчет ведется в системе на основании установленного тарифа (от марки транспортного средства) и введенных (загруженных из других систем) путевых листов с указанием часов работы, марки автомобиля…
Получение отчетов по заработной плате, списков о перечислении сумм на счета в банке, на почту и другие (около 200 форм отчетности)
Получение и анализ расчетной документации. При обнаружении ошибочных ситуаций и необходимости перерасчета, выполняется очистка расчета, ввод документов на корректировку сумм и перерасчет.
Получение расчетно-платежной документации.
Получение оперативной, статистической отчетности по заработной плате
Получение отчетности по учету рабочего времени
Получение отчетности по отнесению затрат по заработной плате на бухсчета.
Формирование платежных поручений о перечислении сумм на счет в банке, перечислении удержаний по исполнительным листам, перечислении взносов и проч.
Формирование документов ПУ-2, ПУ-3, в формате, требуемом фондом социальной защиты населения Республики Беларусь.
Переход к следующему отчетному периоду
Контроль на выполнение всех необходимых действий для закрытия месяца
Вычисление остатков по кредитам и ссудам

Преимущества

Надежность, подтвержденная заложенным в основу проекта опытом функционирования предыдущих редакций системы более чем на 500 предприятиях различных отраслей
Широкие функциональные возможности, обеспеченные накопленным опытом эксплуатации на предприятиях различных отраслей и форм собственности
Настройка алгоритмов расчета в соответствии с особенностями объекта внедрения
Настройка перечня и содержания отчетных форм
Наличие запросной системы, позволяющей формировать произвольные списки по комбинации признаков, заданных пользователем
Гибкая система распределения полномочий и организации доступа
Индивидуальный подход при формировании стоимости внедрения

Программное и техническое обеспечение системы

В состав технических средств системы входят следующие основные виды:

Сервер баз данных;
Рабочие станции пользователей;
Сетевое оборудование;
Печатающие устройства.

Для всех пользователей должны быть установлены IBM-совместимые рабочие станции — ПЭВМ, подключенные к локальной вычислительной сети. Рабочие станции должны иметь характеристики не хуже следующих:

Процессор — не хуже Intel Core i3;
Объем оперативной памяти (RAM) — 2048 Мбайт;
Объем дискового пространства — 50 Гбайт;
Видеоадаптер с возможностью отображения 65536 цветов при разрешении 1024х768;
Сетевой адаптер стандарта Ethernet на 10 Мбит(100 Мбит)

В качестве сервера необходим выделенный сервер Windows 2003/2008, со следующими процессорными ресурсами:

Не менее одного процессора не хуже Intel Xeon (4 ядра):
Рекомендуемый объем оперативной памяти — 4 Гбайт;
Дисковая подсистема — выделенный носитель для ОС и сервера Oracle объёмом не менее 200Gb;
По одному выделенному носителю объёмом не менее 60Gb на каждые 5000 учитываемых в системе работников предприятия.

Для печати отчетов, приказов, необходимо укомплектовать рабочие места пользователей лазерными (струйными) принтерами среднего класса формата А4(A3).

Пользовательский интерфейс организован по образцу интерфейсов приложений Microsoft Office.

Типовые функциональные компоненты, используемые для функционирования системы:

СУБД — Oracle Enterprise Edition;
Настольные приложения — Microsoft Office;
Операционная система Microsoft Windows XP/7 или Windows Server 2003.

Обеспечивается возможность работы автоматизированной системы «Управление персоналом» при использовании в качестве сервера программно-аппаратного комплекса (инженерной системы) Oracle Exadata Database Machine.

Источник: www.niiserv.iba.by