Найти хорошего бухгалтера непросто. Еще сложнее наладить работу после увольнения нерадивого сотрудника.
Чтобы избавить себя от нежелательного общения с соответствующими органами и сэкономить деньги и время, некоторые предприятия, в том числе и полиграфические, обращаются к бухгалтерскому аутсорсингу.
Аутсорсинг означает передачу организацией на договорной основе определенных бизнес-процессов или производственных функций на обслуживание другой компании, специализирующейся в соответствующей области. Суть мотивации проста: пусть другой сделает за тебя то, что у него получается лучше. Само понятие аутсорсинга в нашем законодательстве отсутствует, но тем не менее есть фирмы, предоставляющие услуги в этом направлении, и существуют компании, которые данными услугами пользуются, заключая соответствующие соглашения, в которых оговариваются права и обязанности обеих сторон.
Деньги любят счет
Бухгалтерский аутсорсинг составляет значительный сектор современного рынка деловых услуг. Формы сотрудничества с аутсорсинговой фирмой весьма разнообразны — от формирования «нулевой отчетности»до регулярного взаимодействия на ежедневной основе. Бухгалтерская компания может полностью выполнять все функции бухгалтерии предприятия вплоть до исполнения банковских платежей и выставления первичных документов контрагентам. Однако это не исключает вероятности построения доста — точно сложных и гибких бизнес — процессов с использованием внешних компаний и собственных сотрудников для достижения максимальной эффективности.
Основное правило при выборе фирмы-аутсорсера — убедиться в ее квалификации и добросовестности. Взаимоотношения между организацией-заказчиком и аутсорсинговой организацией строятся на основе гражданско-правового договора, предметом которого является предоставление услуги или выполнение работы. Существует несколько схем использования аутсорсинговых услуг:
- выведение персонала из штата (outstaffing) — в этом случае компания-исполнитель не подбирает сотрудника, а оформляет в свой штат уже имеющихся работников фирмы-заказчика; лизинг (staff leasing) — схема, по которой компания-исполнитель предоставляет находящихся в ее штате сотрудников заказчику на относительно длительный срок — от 3 мес до нескольких лет; внешний источник (собственно outsourcing) — в этом случае заказчик передает какую-либо из своих функций компании-исполнителю, т. е. покупает услугу, а не труд конкретных работников. Еще одним вариантом внешнего источника является передача всего комплекса работ на географически удаленном объекте.
Обычно аутсорсинговая компания, равно как и собственная бухгалтерия, полноценно участвует в деятельности организации. Взаимоотношения с банками, фискальными органами, лизинговыми компаниями, контрагентами, арендодателями; участие в тендерах и заключение государственных контрактов происходят с участием специалистов аутсорсинговой фирмы. Кроме того, для клиентов могут осуществляться налоговое планирование и оперативный управленческий анализ, онлайн-консультации по вопросам применения законодательства. «На практике существует множество схем взаимодействия клиент — аутсорсинговая компания. Например, применимая для большинства небольших предприятий с трудоемким учетом (к таким относится и отрасль рекламной полиграфии): бухгалтер в офисе клиента, главный бухгалтер удаленно либо на сокращенном графике. Такой тандем полностью заменяет функции собственной бухгалтерии, одновременно снижая стоимость и повышая качество услуг. Также очень эффективно в разных случаях может использоваться перевод на аутсорсинг отдельных сегментов учета (расчет заработной платы, учет автотранспорта и т. д. ) либо полностью удаленное ведение бухгалтерии без потери оперативности и полноты выполняемых функций», — рассказывает директор компании S. A. T Group Олег Калинин.
Ведение бухгалтерского учета и успешная подготовка отчетности основаны на решении целого комплекса задач. Клиенту же прежде всего необходимо позаботиться о получении первичной документации от заказчиков. Это и есть основная проблема традиционного аутсорсинга в России. На практике неполное предоставление такой документации ведет к искажению учета и реальных взаиморасчетов с поставщиками товаров и услуг, завышению налогооблагаемой базы, в первую очередь по налогу на прибыль и НДС. Именно поэтому аутсорсиноговые компании уделяют особое внимание полноте полученной от клиентов документации и правильности ее оформления. Взаимодействие исполнителя с заказчиком в рамках использования бухгалтерских про — грамм осуществляется по-разному. Применяются встроенные модули обмена данными, либо информация архивируется и переносится из одной программы в другую вручную. Компания S. A. T Group сотрудничает с клиентами через сервер удаленного доступа, что позволяет одновременно работать с информацией в любой точке мира, где есть Интернет. Еще один плюс такой схемы — информация надежно защищена и проходит ежедневную архивацию.
Стоит ли овчинка выделки?
По мнению директора московской типографии «Графика» Алексея Ващука, если в специалисте не нуждаются каждую секунду, то не стоит и держать его в штате, тем более что услуги высококлассного бухгалтера не так уж и дешевы. «Так как во многих компаниях действует упрощенная система налогообложения, мне кажется, что целесообразно передавать бухгалтерские функции в ведение внештатного сотрудника или еще лучше специализированной компании», — отмечает он. Известно, что практически каждая компания производит «относительно законные операции», но аутсорсер вовлекается в них лишь в том случае, если она сама того пожелает. Естественно, аутсорсинговая структура хранит подобные операции в тайне.
Итак, какие же преимущества получает фирма, решившая воспользоваться аутсорсингом? Условно их можно разделить на две категории — тактические и стратегические. На стратегическом уровне аутсорсинг позволяет компании — заказчику сосредоточить внимание на основном бизнесе. Как правило, аутсорсеры помимо основных обязанностей сопровождают свою деятельность сервисными услугами. Компания получает возможность гибко реагировать как на изменения на рынке (кризисы, дефолты), так и на внутренние перемены (реорганизации, реструктуризации, слияния, поглощения). Кроме того, снижаются и бизнес-риски, связанные с реализацией побочных видов деятельности. При этом в полной мере используется конкуренция на рынке исполнителя. Повышается и инвестиционная привлекательность компании-заказчика. В результате делегирование функций становится выгодным и для конечного потребителя.
Изначально мне казалось, что все будет гораздо дороже. На самом деле это не так.
Александр Ефанов, типография «Печатных дел мастер»
Тактические преимущества аутсорсинга очевидны. Прежде всего это сокращение материальных издержек. Обычно услуги сторонней компании обходятся дешевле, чем содержание штатных единиц. Нет необходимости тратить время и деньги на подбор кадров для ведения бухучета, содержание главного бухгалтера и его рабочего места, расширение помещения, а также платить за правовые и бухгалтерские базы, следить за непростыми и часто меняющимися правилами ведения бухучета. Фирма-заказчик может соблюдать свой лимит штатных единиц, либо сохраняя, либо увеличивая трудовые ресурсы. При этом она, как правило, не лишается обученных сотрудников, которые переходят в штат аутсорсинговой фирмы. Таким образом налажено сотрудничество типографии «Печатных дел мастер» (Москва) с компанией S. A. T. Group. По утверждению директора типографии Александра Ефанова, «аутсорсинг стоит разумных денег. Изначально мне казалось, что все будет гораздо дороже. На самом деле это не так. Просто компании-исполнители умеют оптимизировать труд своих сотрудников и за счет большей производительности зарабатывают на маржу».
Помимо вышеперечисленного аутсорсинговая компания гарантирует высокое качество и профессиональную ответственность. Практически полностью ликвидируется зависимость от объективных и необъективных причин замедления или приостановки бизнес-процессов. «Над командой, которая с нами работает, есть финансовый контролер, который курирует деятельность сотрудников, — продолжает Александр Ефанов. — Раньше у меня увольнялся главный бухгалтер и новому пару раз приходилось заниматься чуть ли не восстановлением базы, что сложно и дорого. Здесь фирма гарантирует результат и страхует свою ответственность. Теоретически, если у нас будет проверка, которая выявит нарушения в учете и нам выпишут штраф, я смогу с аутсорсера получить эти деньги, а он в свою очередь — со страховой компании».
К тому же аутсорсинговое соглашение является более гибким, чем трудовой контракт со штатным сотрудником. В частности, как отмечает директор московской компании «Баланс Консалтинг» Людмила Панченко, «в договоре с аутсорсинговой компанией всегда можно включить пункт о консультациях по вопросам заключения соглашений с контрагентами и анализа предстоящих сделок с точки зрения налогообложения». Возможности фирмы-исполнителя гораздо выше: аудиторы, юристы, программисты, оценщики — все специалисты могут мгновенно подключиться к решению нестандартных задач. Плюс еще курьерское обслуживание.
«В нашей компании, — рассказывает Олег Калинин, — аутсорсинг — это обязательно личный и зачастую ежедневный контакт с клиентом. Ведущие бухгалтеры находятся постоянно на связи с компанией-заказчиком, в том числе и во внерабочее время». Благодаря аутсорсингу ощутимо улучшается качество выполнения работ, значительно повышается управляемость персоналом. «Наиболее заметны его преимущества при открытии „малых“ предприятий и фирм индивидуальных предпринимателей, начальный капитал которых порой не позволяет содержать квалифицированного бухгалтера и юриста, а компания — исполнитель может предоставить все эти услуги», — добавляет Людмила Панченко. «На самом деле типографии уже давно практикуют передачу бухгалтерских функций „на сторону“. Просто теперь этот процесс благодаря деятельности аутсорсинговых компаний приобрел более цивилизованные формы», — подчеркивает Алексей Ващук.
Однако как у любой медали существуют две стороны, так и у аутсорсинга есть плюсы и минусы. Во-первых, компания-исполнитель может оказаться недостаточно компетентной. И тогда не исключено, что процессы у фирмы — заказчика сорвутся или пойдут не так, как планировалось. Основным гарантом в данном случае будут являться рекомендация доверенных людей и, конечно, договор. В любом случае некомпетентность компании встречается гораздо реже некомпетентности отдельных бухгалтеров. Во-вторых, плохую службу может сослужить отсутствие четкого понимания (обязательно сформулированного в договорах), где именно начинается и где кончается компетенция аутсорсера и фирмы-заказчика. В результате не исключено возникновение путаницы, которая сведет на нет все преимущества аутсорсинга. Кроме того, для отношений заказчик-исполнитель в сфере услуг характерно разное прочтение договора. Поэтому важно предельно четко оговорить все узкие места, акцентировать внимание на деталях и следствиях.
От редактора. Если посмотреть на проблему со стороны непосредственного исполнителя, то можно обнаружить, что аутсорсинг — это в некоторой степени «зимбабвийская» модель ведения бизнеса. Сдача работника внаем лишает его возможности апеллировать непосредственно к работодателю. Де факто работу аутсорсеру предоставляет фирма-заказчик, а юридически трудовой договор у него заключен с фирмой по услугам аутсорсинга. Поскольку фирма-заказчик никакой ответственности перед работником не несет, наблюдаются связанные с таким неопределенным статусом переработки, отказы в выплатах и т. п. В связи с этим во многих странах аутсорсинг запрещен.
